paragraaf

Unieke referentie-informatie

paragraaf Progress:
TIP

Zorg dat je je digitale objecten kunt vinden en onderscheiden.
Geef ze een unieke identificatiecode.

Je kunt digitale objecten en de bijbehorende representatie-informatie vinden en onderscheiden door er een unieke identificatiecode aan toe te kennen. En dat is best belangrijk! Het zou tenslotte niet best zijn voor het vertrouwen in een digitaal archief als verschillende unieke digitale objecten zouden worden verwisseld.

Het toekennen van unieke codes vindt plaats op drie niveaus:

  • Vindbaarheid binnen de organisatie
    Als een digitaal object wordt opgenomen, ken je er een uniek nummer of een unieke code aan toe. Hier kun je gewoon nog gebruik maken van interne unieke codes die buiten de organisatie niet worden gehanteerd.
  • Vindbaarheid buiten de organisatie
    Wil je nog een duurzaamheidstrede hoger? Dan geef je je digitale object een ‘unieke verwijzing’ waarnaar door externen verwezen kan worden. Hier wordt een URI voor gebruikt.
  • Duurzame toegankelijkheid
    In de volgende fase zorg je er niet alleen voor dat er naar het digitale object verwezen kan worden, maar dat de verwijzing ook nog eens duurzaam blijft op de lange termijn. Ook als het object verhuist, blijft de koppeling bestaan. Dat is ‘toekennen van unieke identificatiecodes voor gevorderden’. In hoofdstuk 2 kun je meer lezen over deze zogeheten persistent identifiers.

Collectiebeheerssystemen, documentmanagementsystemen en preserveringssystemen beschikken standaard over een voorziening om unieke referentie-informatie toe te voegen. Dus als je zo’n systeem hebt, hoef je dit als erfgoedinstelling niet zelf te bedenken.

Meer weten?

Zie de basis voor vindbaarheid van DEN.