Een van de belangrijke spelers en richtingaangevers in duurzame toegang is de wetgever.  Door de overheid uitgevaardigde wet- en regelgeving ter bescherming van intellectuele eigendomsrechten, persoonsgegevens, vertrouwelijkheid van ‘staatsgeheimen’, de openbaarheid van informatie en de duurzame toegang tot archiefstukken hebben stuk voor stuk invloed op de manier waarop digitaal erfgoed gepreserveerd mag en moet worden.

Ten slotte is van belang dat informatie met de tijd beschikbaar blijft, ongeacht informatiedrager of gebruikt geautomatiseerd systeem. Daarom moet een beheerder de administratie van de museale cultuurgoederen van de Staat op duurzaam toegankelijke wijze bewaren | Regeling beheer rijkscollectie (pdf, 2016)

Afhankelijk van de maatschappelijke opdracht van jouw organisatie en de collectie moet je rekening houden met de wetten en richtlijnen die hieronder staan opgesomd. De titel vormt gelijk de link naar de betreffende wet, besluit of regeling.

De lijst is indicatief en niet uitputtend. Als je zelf een toevoeging hebt die voor jouw dagelijkse praktijk essentieel is gebleken, voeg deze dan vooral toe in de comments! Zo maken we de lijst samen compleet.

Wetten en regelingen die bepalen hoe organisaties digitaal erfgoed moeten beheren 

• Erfgoedwet (2016)
  De erfgoedwet bundelt bestaande wet- en regelgeving voor behoud en beheer van het cultureel erfgoed in Nederland. Het Rijk, de provincies en de gemeenten zijn eigenaar van omvangrijke en waardevolle collecties. Deze zijn vooral in beheer bij musea, maar ook bij bijvoorbeeld ambassades en departementen. De Erfgoedwet regelt de zorg voor de hele rijkscollectie op uniforme wijze. De wet bevat één set van normen waaraan alle organisaties zich dienen te houden bij het beheer van museale cultuurgoederen van de Staat.
• Regeling beheer rijkscollectie en subsidiëring museale instellingen (2016)
  Regeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap over het beheer van de rijkscollectie en de subsidiëring van instellingen met een wettelijke taak tot beheer van collecties.
  Zie ook de de Wijzigingsregeling van 2019. 
  
• Archiefwet (1995)
  Het hoofdbeginsel van de Archiefwet is dat overheidsorganen verplicht zijn archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, en waar nodig zorg te dragen voor vernietiging. De wet regelt ook dat bepaalde archiefstukken na verloop van tijd openbaar worden. Overheidsorganen zijn op grond van de Archiefwet verplicht in een selectielijst vast te leggen welke archiefbescheiden in aanmerking komen voor bewaring en welke voor vernietiging. Op de website van het Nationaal Archief vind je meer informatie over het onderwerp waardering en selectie, en een lijst van vastgestelde selectielijsten.
  In 2021 komt een nieuwe Archiefwet. Op de concepten kan gereageerd worden.

   

  Omdat de huidige wetgeving zich vooral op papier richt, wordt de Archiefwet aangepast aan digitale ontwikkelingen. Zo wordt voortaan zowel papieren als digitale overheidsinformatie duurzaam bewaard | Overheid.nl

• Archiefbesluit uit 1995 en de wijziging daarop uit 2013
  Het Archiefbesluit is de belangrijkste uitvoeringsregeling van de Archiefwet. Het bevat niet alleen gedetailleerde regels voor het opstellen en vaststellen van selectielijsten. Het verplicht overheidsorganen ook om over archiefbeheersregels te beschikken en over gekwalificeerd personeel. De wijzigingen van het archiefbesluit zijn doorgevoerd om archiefselectie mee te laten ontwikkelen met de digitalisering van de overheid.
• Archiefregeling (2014)
  Overheidsorganisaties zijn op grond van de Archiefregeling verplicht aan te geven welke metadata minimaal nodig zijn en hoe deze worden vastgelegd.
• De Wet open overheid (Woo) is 5 oktober 2021 goedgekeurd door de Eerste Kamer ter vervanging van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). De Woo heeft tot doel om overheden en semi-overheden transparanter te maken en regelt dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar, te ontsluiten en te archiveren is. Het belangrijkste verschil van de Woo ten opzichte van de Wob is actieve openbaarmaking. Na inwerkingtreding van de Woo zijn overheidsorganisaties verplicht om informatie uit elf verschillende categorieën actief openbaar te maken. Daar waar nog passieve openbaarmaking plaatsvindt, volgt de Woo vrijwel geheel de Wob. Tevens verplicht de Woo overheidsorganisaties om hun informatiehuishouding op orde te brengen. De Woo treedt op 1 mei 2022 in werking.
• Wet hergebruik overheidsinformatie (Who, 2015)
  Overheden, bibliotheken, musea en archieven verzamelen en beheren veel actuele historische data die interessant zijn voor burgers, bedrijven en onderzoeksinstellingen. Op basis van de Who kunnen burgers, bedrijven en onderzoeksinstellingen een verzoek indienen om dit soort informatie beschikbaar te stellen voor hergebruik.

Wetten die tot doel hebben de rechthebbenden te beschermen

• Auteursrecht
  Een erfgoedinstelling die een digitaal object beschikbaar wil stellen, moet in sommige gevallen rekening houden met auteursrechten. Auteurswetgeving kan het maken van kopieën verbieden, wat kan leiden tot problemen in de digitale omgeving waar duplicatie noodzakelijk kan zijn voor langetermijnpreservering. Verder zijn digitale objecten niet te raadplegen zonder software en ook op die software kan auteursrecht rusten. Als een archief geen gebruik kan maken van oude software, omdat licenties niet beschikbaar of betaalbaar zijn, ontstaan er gaten in duurzaam beheer.
• Portretrecht
  Personen die zijn afgebeeld op foto’s of in videomateriaal dat openbaar wordt gemaakt, kunnen aanspraak maken op portretrecht.  De geportretteerde kan openbaarmaking tegenhouden of vragen om het materiaal offline te halen, wanneer hij of zij een ’redelijk’ belang heeft.
• Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG, 2018)
  Als je privacy-gevoelig materiaal aangeleverd krijgt, krijg je te maken met de AVG. Het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren en beschikbaar stellen van persoonsgegevens is alleen toegestaan als een persoon daar ondubbelzinnig toestemming voor heeft gegeven en de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de ‘behartiging van het gerechtvaardigd belang van de erfgoedinstelling’
  Vooral archiefcollecties bevatten vaak persoonsgegevens en de AVG heeft dan ook gevolgen voor de Archiefwet.

Casus: Mogen gezinskaarten wel of niet online?

Gezinskaarten zijn onderdeel van onze bevolkingsadministratie. Gedurende de periode 1921 tot 1940 waren gezinskaarten onderdeel van onze bevolkingsadministratie.
Op grond van de Archiefwet worden archieven – zoals die van gezinskaarten – na enige tijd overgebracht naar een archiefbewaarplaats. Daarmee zijn ze in principe openbaar en raadpleegbaar voor iedereen.
De gezinskaarten vermelden echter gegevens zoals politieke overtuiging en religie van personen en het openbaar maken van dit soort gegevens zou niet verenigbaar zijn met de AVG. Gezinskaarten werden door veel archiefinstellingen dan ook offline gehaald.
Volgens een risico-analyse uit 2019 (pdf) zouden de gezinskaarten onder vijf voorwaarden toch (weer) online gezet kunnen worden. De Autoriteit Persoonsgegevens staat achter het model voor risico-analyse dat gebruikt is. Een mooie casus waarin wetten die elkaar lijken te bijten toch verenigbaar kunnen zijn.

Beter voorkomen dan genezen

Juridische belemmeringen voor duurzame toegang zullen zwaar meewegen bij beslissingen om digitaal erfgoed wel of niet op te nemen in de collectie. Veel van dit soort belemmeringen kunnen voorkomen worden door vooraf – direct bij overdracht van een werk – overeen te komen, vast te leggen en te documenteren wat voor (gebruiks)rechten de producent het archief toekent en waar het archief zich – wat beheer en beschikbaarstelling van het digitale erfgoed betreft – toe verplicht. Het is zinvol deze afspraken vast te leggen in een overeenkomst.

Casus auteursrecht en webarchivering bij de Koninklijke Bibliotheek

Van oorsprong heeft de KB de opdracht om gedrukte publicaties uit of over Nederland te verzamelen voor toekomstig wetenschappelijk onderzoek. Sinds 2007 archiveert de KB daarnaast zo’n 12.000 Nederlandse websites, die te raadplegen zijn in de leeszaal van de KB.

Het auteursrecht vormt een obstakel bij het archiveren van grote aantallen websites. Omdat er in Nederland geen wet bestaat die uitgevers verplicht hun informatie te deponeren bij de nationale bibliotheek is vooraf toestemming nodig om een website te mogen archiveren. En dat toestemming vragen is aardig wat werk met 12.000 websites! Het crawlen van een website is namelijk al een vorm van kopiëren en daarmee een handeling die onder het auteursrecht valt. Hier staat het algemene belang dat webarchivering dient tegenover: het behoud van ons digitale cultureel erfgoed ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek en het brede publiek.

Om te zorgen dat er toch vaart gemaakt kon worden in webarchivering heeft de KB gekozen voor een zogeheten opt-out benadering. De beheerders van websites krijgen een bericht waarin staat dat de KB de site uit erfgoedoverwegingen wil archiveren en openbaar maken met een termijn waarbinnen men kan weigeren. Als die weigering uitblijft, wordt dat opgevat als een impliciete toestemming voor webarchivering.

Meer weten?

• Leidraad publiceren op internet (pdf) | Nederlandse museumvereniging (2010).
• Checklist voor het klaren van rechten klaren (checklist bij het vaststellen of er auteursrechten rusten op een bepaald werk en hoe deze geklaard kunnen worden om je collecties juridisch veilig te digitaliseren en/of te publiceren op het web) | TRACKS | PACKED.
• Aan de slag met auteursrechtenbeheer | Digitaal Erfgoed Nederland.
• Bekijk het Stroomschema Online Publicatie van AV-materiaal van Beeld en Geluid.
• Bekijk de ‘Handreiking voor het toepassen van de Algemene verordening gegevensbescherming in samenhang met de Archiefwet in de dagelijkse praktijk van het informatiebeheer bij de overheid‘ van KVAN en BRAIN.