paragraaf

De gedeelde voorzieningen

paragraaf Progress:

Samen wat kan, individueel wat moet | Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid 

Op weg naar duurzame toegang, loop je vast en zeker aan tegen vragen en uitdagingen waarvan je denkt: “Dat kan ik niet als organisatie zelf oplossen” of “Anderen hebben voor deze uitdaging vast al een oplossing bedacht”.
Juist om aan dit soort vragen tegemoet te komen, wordt er door de Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid (NCDD) gewerkt aan een nationale infrastructuur van gedeelde voorzieningen. Veel diensten die organisaties nu in eigen beheer uitvoeren, kunnen namelijk ook in samenwerking opgezet worden. Samenwerking tussen instellingen en  –  waar mogelijk – het delen van voorzieningen zou wel eens de enige manier kunnen zijn om de duurzame toegang tot Nederlandse digitale collecties op een effectieve en efficiënte manier te organiseren. Onder voorzieningen worden onder meer opslag, systemen, infrastructuur, tools voor migratie en emulatie, maar ook zaken als handreikingen, stappenplannen, training, standaarden en richtlijnen en SLA’s verstaan.

Het blokjesmodel

Welke voorzieningen zijn geschikt om samen te ontwikkelen en wat doe je als organisatie beter alleen? Om hier een begin van een antwoord op te formuleren, ontwikkelde Joost van der Nat het zogeheten ‘Blokjesmodel’ dat in de illustratie hieronder staat weergegeven. De groene blokjes zijn in principe deelbare diensten, de blauwe blokjes zijn onderdelen van de infrastructuur die een organisatie vooral zelf lijkt te moeten uitvoeren.


Het model en haar bouwstenen zijn een vrucht van het onderzoek ‘Samen bouwen aan een netwerk van landelijke voorzieningen’ (pdf) welke in december 2016 de ‘Digital Preservation Award’ In de categorie ‘Research and Innovation’ (Onderzoek en Innovatie) ontving. Het onderzoek heeft organisaties zoals de NCDD en het Netwerk Digitaal Erfgoed geholpen bij definiëren van en het starten met projecten die gericht zijn op het ontwikkelen van schaalbare en bruikbare voorzieningen. De leeromgeving waar je je nu in bevindt, is een voorbeeld van zo’n gedeelde voorziening. In het blokjesmodel vind je deze onder het kopje ‘Processen’ in het groene blokje ‘Training’.

Vraag en aanbod matchen

Welke voorziening heeft jouw organisatie nodig? En welke voorzieningen zijn er die op dit moment al gedeeld kunnen worden? Om vraag en aanbod te matchen, is er een dienstencatalogus in ontwikkeling. Op die manier kunnen vraag en aanbod ook echt bij elkaar komen en wordt het gelijk duidelijk welke gedeelde voorzieningen er nog missen.
In onderstaande illustratie vind je alvast een aantal voorbeelden van voorzieningen die er (zo goed als) klaar voor zijn om met jullie gedeeld te worden. Dat zijn deze leeromgeving zelf, het Project persistent identifiers, het Kennisplatform webarchivering en de wiki ‘Duurzaamheidsbeleid’.
Je kunt ook een kijkje nemen bij het overzicht van de deelbare diensten van april 2017 (pdf).

Casus Friese musea: waar ligt de vraag naar gedeelde voorzieningen?

De Nederlandse provincie Friesland heeft zo’n 30 musea met Friese erfgoedcollecties. Binnen het project ‘Virtueel Fryslân‘, gefinancierd door de provinciale overheid van Friesland, wordt een groot deel van deze collecties gedigitaliseerd. Het project loopt van 2014 tot 2018 en tijdens deze periode wordt ongeveer 55% (zo’n 450.000 objecten) van de Friese collecties gedigitaliseerd.
Binnen de projectomschrijving stonden geen verplichtingen voor langetermijnpreservering  van deze gedigitaliseerde objecten beschreven.

Met deze casus in de hand onderzocht Merijn van Veen, adviseur educatie en publiek bij Museumfederatie Fryslân, welke vraag naar gedeelde voorzieningen er bij de Friese musea zou kunnen liggen. Daartoe stuurde hij een enquête uit naar 30 Friese musea. Er reageerden er 21 en dit zijn enkele van de resultaten:

  • De 21 geïnterviewde musea beheren samen 433.606 objecten waarvan er 235.979 zijn gedigitaliseerd;
  • Het totale opslagvolume betreft 1,25 Terabyte met een verwachte groei van 1,3 Terabyte in de komende 20 jaar;
  • 33% van de musea doet nog niets aan duurzaam beheer;
  • 57% slaat de collectie op binnen hun gebouwen;
  • 19% beschikt niet over een back-up faciliteit;
  • Er is sprake van 10 verschillende bestandsformaten voor de opgeslagen digitale objecten (.bmp, .gif, .jpeg, .jpg, .pdf, .png, .raw, .tiff, .video, .audio).

Een interessante uitkomst van het onderzoek is dat 70% van de deelnemende musea wel een beleid of afspraken op papier heeft staan voor duurzaam behoud en duurzame toegang van de gedigitaliseerde collecties. Echter, de financiële middelen om de collecties voor de lange termijn te behouden zijn ontoereikend. Er is dus dringend behoefte aan gezamenlijke faciliteiten. Nu er een duidelijker beeld is van wat er nodig is, is aan Redbot gevraagd hierop een passende dienstencatalogus te ontwikkelen.

Meer weten?

Dit is het einde van hoofdstuk 2. Ga verder naar de toets