paragraaf

De samenhang

paragraaf Progress:

In de afgelopen paragrafen, maakte je kennis met een aantal richtinggevers voor een duurzaam toegankelijke toekomst van de digitale collectie. In deze paragraaf kijken we juist naar de samenhang en interactie tussen een aantal van deze richtinggevers: het duurzaamheidsbeleid, de kosten en de oplossingen.

Wanneer binnen één van deze drie een keuze wordt gemaakt, wordt dit beïnvloed door en heeft dit invloed op de andere elementen. Maar hoe precies?

De BIG PICTURE en ZUS-beslissingen

Een van de manieren om de samenhang tussen duurzaamheidsbeleid, kosten en oplossing inzichtelijk te maken is aan de hand van een model dat BMC in opdracht van het Netwerk Digitaal Erfgoed hier speciaal voor ontwikkelde: De BIG PICTURE. Het model vertrekt vanuit de opdracht, de missie/visie en het beleid (duurzaamheidsbeleid, collectiebeleid) van de organisatie. Van daaruit geeft een organisatie invulling aan haar doelstellingen door te kiezen voor verschillende oplossingen en voorzieningen.

De BIG PICTURE maakt inzichtelijk wat de voor- en nadelen zijn van verschillende manieren om een oplossing te implementeren: Gaan we een oplossing Zelf implementeren, Uitbesteden aan een externe leverancier, Samen oppakken met andere instellingen (ZUS-beslissing)? Of gaan we misschien nog even helemaal niets te doen?

Meestal wordt aangenomen dat samenwerken altijd het meest voordelig is. Maar is dat ook zo? | Walter Swagemakers, senior projectleider collecties bij Eye Filmmuseum

Wat de beste ZUS-beslissing voor een organisatie is, hangt o.a. af van:

  • De grootte van de organisatie en de aanwezige kennis
    Bij kleine organisaties waar veel werk rondom de digitale collectie op weinig schouders ligt en specifieke kennis over digitale duurzaamheid ontbreekt, ligt het outsourcen van oplossingen of samenwerking meer voor de hand dan het zelf implementeren.
  • De aard van de digitale collectie, de aanwezige infrastructuur en workflow
    Veel organisaties hebben hun eigen workflow en soms ook databases ontwikkeld waarin zij precies die dingen kunnen registreren die voor hun digitale collectie van belang zijn. Een filmmuseum bewaart bijvoorbeeld veel meer kenmerken per film dan een museum waarbij de filmcollectie een referentiecollectie is. In zo’n geval zijn de onderliggende systemen niet zonder meer met elkaar te koppelen en kan het zijn dat samenwerking niet de meest kosteneffectieve oplossing is.
Het duurzaamheidsmengpaneel

Of het beter is om iets uit te besteden of dat het wellicht toch het beste is om het zelf te doen wordt in het model afgewogen aan de hand van de zogeheten 4K’s: Kwaliteit, Kwetsbaarheid, Kansen en – uiteindelijk – Kosten. Door als een echte DJ met de 4K-schuifjes uit het model – het mengpaneel – te schuiven, bepaalt een organisatie de uiteindelijke uitslag. Wat is voor jullie organisatie het belangrijkste? Welke kwaliteit streven jullie na, hoeveel risico is de organisatie bereid te lopen, waar willen jullie absoluut geen concessies doen en waar kan dat wel?

De uiteindelijke kosten volgen uit de onderliggende grondslagen en gemaakte keuzes. Ze vormen dus niet het uitgangspunt zoals in de waan van de dag nog wel eens wil gebeuren.

De ‘duurzaamheidsDJ’ bepaalt het duurzaamheidsgeluid dat de organisatie maakt
Aan de slag

Het model is uitgebreid en vrij complex. Ik vergelijk het wel eens met een matroesjkapoppetje. Je opent iets en dan zit er weer iets anders verstopt waarmee je ook rekening moet houden. Het is dus geen kant-en-klaar model waarmee je in een dag je hele beleid aanpakt of al je kosten in kaart brengt. Het is wel een methode om met je bedrijfsvoering en besluitvorming aan de slag te gaan. Om verder te kijken dan je tot nu toe hebt gedaan en om de samenwerking met andere instellingen op te zoeken | Marcel Ras

Willen jullie aan de slag met de BIG PICTURE? Dan moet jullie organisatie minimaal:

  • Inzicht hebben in de kaders, oplossingen en mogelijkheden binnen de eigen organisatie;
  • Weten wat er in de markt te koop is;
  • Weten wat andere Nederlandse instellingen in het Netwerk Digitaal Erfgoed en internationale instellingen (zoals de Open Preservation Foundation en de Digital Preservation Coalition) te bieden hebben.

Om de BIG PICTURE op een speelse manier in de vingers te krijgen, ontwikkelde BMC in opdracht van het Netwerk Digitaal Erfgoed een game. In deze game draait het om een casus van het fictieve Schoenenmuseum, dat de duurzame toegankelijkheid van haar digitale collectie wil realiseren. De spelers moeten een beredeneerd advies geven over de opslag. Spelenderwijs krijgen de spelers een groter besef van de samenhang van de begrippen duurzaamheidsbeleid, kosten en oplossingen en hoe deze elementen ZUS-beslissingen beïnvloeden.

Heb je vragen over de Big Picture? Neem dan contact op met Marcel Ras, via marcel.ras@netwerkdigitaalerfgoed.nl

Meer weten?

Dit is het einde van hoofdstuk 2. Ga door naar de toets

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.