paragraaf

Het collectiemandaat en -beleid

voortgang:

Langetermijnconservering van digitaal erfgoed is misschien wel de grootste uitdaging waarvoor erfgoedinstellingen zich op dit moment geplaatst zien. De ontwikkeling en implementatie van selectiecriteria en collectiebeleid is de eerste stap om te garanderen dat essentieel erfgoedmateriaal behouden blijft ten behoeve van huidige en toekomstige generaties| UNESCO (pdf)

Welke selectiecriteria voor digitaal erfgoed een organisatie aanhoudt, hangt af van het type instelling, het collectiemandaat, de beschikbare middelen en het type materiaal. Volgens Unesco is er sprake van selectie (pdf) wanneer erfgoedprofessionals – archivarissen, bibliothecarissen en conservatoren – materiaal identificeren om toe te voegen aan hun collectie op basis van specifieke criteria zoals bijvoorbeeld thema, producent of type bestandsformaat (zoals film, videogames, tekeningen van architecten, etc.)

Overheidsarchieven kennen – volgens de Archiefwet – een wettelijke verplichting om ‘archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, en waar nodig zorg te dragen voor vernietiging’. Ze zijn verplicht in een selectielijst vast te leggen welke archiefbescheiden in aanmerking komen voor bewaring en welke voor vernietiging. De vaststelling van een selectielijst is gebonden aan een wettelijke procedure die is vastgelegd in het Archiefbesluit. De selectielijsten die vanaf eind 1994 tot december 2016 zijn vastgesteld vind je op de site van het Nationaal Archief (2016).

Andere organisaties zoals particuliere musea, de Koninklijke Bibliotheek en afdelingen bijzondere collecties van (universiteits)bibliotheken kennen zo’n wettelijke verplichting niet.  Zij zijn niet gehouden aan een wettelijk selectiebeleid en maken daarom zelf een collectieplan. Zo’n collectieplan vloeit direct voort uit de missie en visie van de instelling in kwestie.

Collectieplan

UvA (Universiteit van Amsterdam) Erfgoed besteedt structureel aandacht aan het verzamelen van digitaal materiaal en bepleit het aanstellen van een digital curator voor vorming en beheer van digitaal materiaal | Collectieplan UvA Erfgoed (2015-2018)

Een collectieplan heeft de volgende doelen:

  • Het verklaart het collectie- en selectiebeleid en dient daarmee als leidraad voor de belanghebbenden van een bepaalde digitale collectie;
  • Het geeft de medewerkers van een organisatie houvast bij beslissingen over de collectie;
  • Het dient als basis voor periodieke beoordeling van de uitvoering van het collectiebeleid van een instelling.

Een collectieplan bevat grofweg de volgende onderdelen:

  • De missie van de organisatie;
  • Collectiebeschrijving (collectiegeschiedenis, collectieomvang, indeling in deelcollecties);
  • Collectievorming (acquisitie en selectie, collectiewaardering, afstoten);
  • Collectieregistratie- en documentatie;
  • Behoud en beheer;
  • Gebruik van de collectie (omschrijving van de gedefiniëerde doelgroep);
  • Samenvatting, aanbevelingen en actiepunten.
Collectiebeleid in het digitale tijdperk

Collectiebeleid loopt vaak nog achter op de komst van digitale cultuur. Zo worden de websites van de centrale overheid volgens een onderzoek van de Erfgoedinspectie (2016) nauwelijks gearchiveerd en ook sociale media worden niet zonder meer opgenomen in een archief dat zich richt op duurzame toegang. Deze nieuwe vormen van digitaal erfgoed vallen vaak nog niet binnen het bestaande mandaat of collectiebeleid van een instelling.

UNESCO zegt er het volgende over (pdf):

De alomtegenwoordigheid en overvloed aan digitaal erfgoed en digitale informatie en het vluchtige karakter van veel ervan, betekent dat erfgoedinstellingen proactief moeten handelen om digitaal erfgoed en informatie te selecteren voor langetermijnconservering voordat het verloren gaat.

Onze collectieve verwaarlozing van deze nieuwe vormen vergroot het risico dat er grote gaten vallen in het cultureel erfgoed voor toekomstige generaties. Sociale media bijvoorbeeld, ook al is de waarde van individuele posts of blogs soms marginaal, vormen collectief een unieke weerspiegeling van de huidige maatschappij, van de discussies, denkbeelden en prestaties van miljarden individuen. Wanneer ze bewaard worden, zullen ze een unieke bron van kennis voor toekomstige generaties vormen 

Het jargon

Selectie


Volgens UNESCO (pdf) is er sprake van selectie wanneer erfgoedprofessionals – archivarissen, bibliothecarissen en conservatoren – materiaal identificeren om toe te voegen aan hun collectie op basis van specifieke criteria. Deze criteria kunnen zeer uiteenlopen afhankelijk van het type instelling, haar collectiemandaat, de beschikbare middelen en het type en de omvang van de materialen die in aanmerking komen voor verwerving. De selectiecriteria worden over het algemeen vastgelegd of gedefinieerd in een collectie- of acquisitiebeleid en kunnen gebaseerd zijn op de volgende aspecten:

  • Onderwerp/thema: een instelling richt zich op en streeft ernaar om één of meer onderwerpsgebieden te documenteren. Bijvoorbeeld: alle websites gewijd aan een bepaalde schilder of plaats, of een web crawl om een speciale gebeurtenis te documenteren zoals een politieke verkiezing of een kunstfestival;
  • Vervaardiger/Herkomst: Een instelling richt zich op specifieke vervaardigers of op herkomst van erfgoed. Een archief bijvoorbeeld kan de digitale archieven van auteurs uit een bepaald geografisch gebied verzamelen en een museum kan werken van de kunstenaars uit een bepaalde kunststroming verzamelen;
  • Type/Format. Een instelling kan verzamelen op basis van het type of het format van de content (bijvoorbeeld: digitale fotografie, muziekopnamen, film, videogames en dergelijke).
Voorbeelden van collectiebeleid
Meer weten?

Comments