paragraaf

Het collectiemandaat en -beleid

paragraaf Progress:

Langetermijnconservering van digitaal erfgoed is misschien wel de grootste uitdaging waarvoor erfgoedinstellingen zich op dit moment geplaatst zien. De ontwikkeling en implementatie van selectiecriteria en collectiebeleid is de eerste stap om te garanderen dat essentieel erfgoedmateriaal behouden blijft ten behoeve van huidige en toekomstige generaties| UNESCO PERSIST Programme

Welke selectiecriteria voor digitaal erfgoed een organisatie aanhoudt, hangt af van het type instelling, het collectiemandaat, de beschikbare middelen en het type materiaal. Volgens Unesco is er sprake van selectie (pdf) wanneer erfgoedprofessionals – archivarissen, bibliothecarissen en conservatoren – materiaal identificeren om toe te voegen aan hun collectie op basis van specifieke criteria zoals bijvoorbeeld thema, producent of type bestandsformaat (zoals film, videogames, tekeningen van architecten, etc.)

Overheidsarchieven kennen – volgens de Archiefwet – een wettelijke verplichting om ‘archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, en waar nodig zorg te dragen voor vernietiging’. Ze zijn verplicht in een selectielijst vast te leggen welke archiefbescheiden in aanmerking komen voor bewaring en welke voor vernietiging. De vaststelling van een selectielijst is gebonden aan een wettelijke procedure die is vastgelegd in het Archiefbesluit. De vastgestelde selectielijsten vind je op de site van het Nationaal Archief .

Andere organisaties zoals particuliere musea, de Koninklijke Bibliotheek en afdelingen bijzondere collecties van (universiteits)bibliotheken kennen zo’n wettelijke verplichting niet.  Zij zijn niet gehouden aan een wettelijk selectiebeleid en maken daarom zelf een collectieplan. Zo’n collectieplan vloeit direct voort uit de missie en visie van de instelling in kwestie.

Collectieplan

In de periode 2019-2022 gaan we collectienederland.nl verder verbeteren als duurzaam en makkelijk toegankelijk platform. Alle Rijkscollectiebeheerders worden erop aangesloten en zijn zich bewust van het belang om zo de collectie digitaal doorzoekbaar en toegankelijk te maken. Op die manier wordt het mogelijk om door de gehele Rijkscollectie verbanden te leggen. | Collectieplan 2019-2022 – Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed

Een collectieplan heeft de volgende doelen:

  • Het verklaart het collectie- en selectiebeleid en dient daarmee als leidraad voor de belanghebbenden van een bepaalde digitale collectie;
  • Het geeft de medewerkers van een organisatie houvast bij beslissingen over de collectie;
  • Het dient als basis voor periodieke beoordeling van de uitvoering van het collectiebeleid van een instelling.

Een collectieplan bevat grofweg de volgende onderdelen:

  • De missie van de organisatie;
  • Collectiebeschrijving (collectiegeschiedenis, collectieomvang, indeling in deelcollecties);
  • Collectievorming (acquisitie en selectie, collectiewaardering, afstoten);
  • Collectieregistratie- en documentatie;
  • Behoud en beheer;
  • Gebruik van de collectie (omschrijving van de gedefiniëerde doelgroep);
  • Samenvatting, aanbevelingen en actiepunten.
Collectiebeleid in het digitale tijdperk

Collectiebeleid loopt vaak nog achter op de komst van digitale cultuur. Zo werden de websites van de centrale overheid volgens een onderzoek van de Erfgoedinspectie (2016) nauwelijks gearchiveerd in een archief dat zich richt op duurzame toegang. Deze vormen van digitaal erfgoed zijn nog lang niet altijd opgenomen binnen het bestaande mandaat of collectiebeleid van een instelling.

UNESCO zegt er het volgende over:

De alomtegenwoordigheid en overvloed aan digitaal erfgoed en digitale informatie en het vluchtige karakter van veel ervan, betekent dat erfgoedinstellingen proactief moeten handelen om digitaal erfgoed en informatie te selecteren voor langetermijnconservering voordat het verloren gaat.

Onze collectieve verwaarlozing van deze nieuwe vormen vergroot het risico dat er grote gaten vallen in het cultureel erfgoed voor toekomstige generaties. Sociale media bijvoorbeeld, ook al is de waarde van individuele posts of blogs soms marginaal, vormen collectief een unieke weerspiegeling van de huidige maatschappij, van de discussies, denkbeelden en prestaties van miljarden individuen. Wanneer ze bewaard worden, zullen ze een unieke bron van kennis voor toekomstige generaties vormen 

Tussen 2016 en nu is er door organisaties binnen het Netwerk Digitaal Erfgoed een grote inhaalslag gemaakt op het gebied van webarchivering en sociale media-archivering. Hierover leer je meer in module C. De praktijkstap.

Het collectiebeleid in kaart

Om ervoor te zorgen dat jullie collectiebeleid voldoende aandacht besteedt aan digitale informatie, is het van belang om het volgende te weten te komen: 

  • Wie is er verantwoordelijk voor/betrokken bij het opstellen en actueel houden van het collectiebeleid?
  • Wat is jouw rol daarbij?
  • Welke plek krijgt het verzamelen, waarderen en selecteren van digitale informatie in het collectiebeleid? 
  • Sluit het collectiebeleid voor digitale informatie voldoende aan bij de missie en opdracht van jullie organisatie en de mogelijke wettelijke kaders?

Het antwoord op bovenstaande vragen laat zien of de bestaande kaders voldoen voor de digitale collectie. In een volgende stap volgt de afstemming met het duurzaamheidsbeleid.  

Het jargon

Selectie


Volgens UNESCO (pdf) is er sprake van selectie wanneer erfgoedprofessionals – archivarissen, bibliothecarissen en conservatoren – materiaal identificeren om toe te voegen aan hun collectie op basis van specifieke criteria. Deze criteria kunnen zeer uiteenlopen afhankelijk van het type instelling, haar collectiemandaat, de beschikbare middelen en het type en de omvang van de materialen die in aanmerking komen voor verwerving. De selectiecriteria worden over het algemeen vastgelegd of gedefinieerd in een collectie- of acquisitiebeleid en kunnen gebaseerd zijn op de volgende aspecten:

  • Onderwerp/thema: een instelling richt zich op en streeft ernaar om één of meer onderwerpsgebieden te documenteren. Bijvoorbeeld: alle websites gewijd aan een bepaalde schilder of plaats, of een web crawl om een speciale gebeurtenis te documenteren zoals een politieke verkiezing of een kunstfestival;
  • Vervaardiger/Herkomst: Een instelling richt zich op specifieke vervaardigers of op herkomst van erfgoed. Een archief bijvoorbeeld kan de digitale archieven van auteurs uit een bepaald geografisch gebied verzamelen en een museum kan werken van de kunstenaars uit een bepaalde kunststroming verzamelen;
  • Type/Format. Een instelling kan verzamelen op basis van het type of het format van de content (bijvoorbeeld: digitale fotografie, muziekopnamen, film, videogames en dergelijke).
Voorbeelden van collectiebeleid
Meer weten?

Comments

  1. Rolf Hage

    In ons Besluit Informatiebeheer Gemeente ‘s-Hertogenbosch 2014, art. 29, is opgenomen dat de gemeentearchivaris bevoegd is archieven en documentatie van particulieren opneemt als hij dat voor de lokale en regionale geschiedenis van belang acht. Volgens ons Mandaatbesluit mag hij dergelijke ‘geschenken’ aanvaarden.

  2. Joost Salverda

    Naast het beheren van permanent te bewaren overheidsarchief hebben archiefinstellingen ook ruimte voor het opnemen van particuliere archieven:
    Archiefwet art. 1c lid 3:
    bescheiden, ongeacht hun vorm, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten;

    De opdracht om zowel overheids- als particulier archief te beheren en bewaren is verwoord in de Archiefvisie 2011: https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/archieven/documenten/kamerstukken/2011/06/30/archiefvisie

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.