Samen wat kan, individueel wat moet | Netwerk Digitaal Erfgoed 

Op weg naar duurzame toegang, loop je vast en zeker aan tegen vragen en uitdagingen waarvan je denkt: “Dat kan ik niet als organisatie zelf oplossen” of “Anderen hebben voor deze uitdaging vast al een oplossing bedacht”.
Juist om aan dit soort vragen tegemoet te komen, wordt er door het Netwerk Digitaal Erfgoed gewerkt aan een nationale infrastructuur van gedeelde voorzieningen. Veel diensten die organisaties nu in eigen beheer uitvoeren, kunnen namelijk ook in samenwerking opgezet worden. Samenwerking tussen instellingen en  –  waar mogelijk – het delen van voorzieningen zou wel eens de enige manier kunnen zijn om de duurzame toegang tot Nederlandse digitale collecties op een effectieve en efficiënte manier te organiseren.

Het blokjesmodel

Welke voorzieningen zijn geschikt om samen te ontwikkelen en wat doe je als organisatie beter alleen? Om hier een begin van een antwoord op te formuleren, ontwikkelde Joost van der Nat in opdracht van de Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid (die in 2018 opging in het Netwerk Digitaal Erfgoed) het zogeheten ‘Blokjesmodel’ dat in de illustratie hieronder staat weergegeven. De groene blokjes zijn in principe deelbare diensten, de blauwe blokjes zijn onderdelen van de infrastructuur die een organisatie vooral zelf lijkt te moeten uitvoeren.

Het model en haar bouwstenen zijn een vrucht van het onderzoek Samen bouwen aan een netwerk van landelijke voorzieningen (pdf) dat in december 2016 de ‘Digital Preservation Award’ In de categorie ‘Research and Innovation’ (Onderzoek en Innovatie) ontving. Het onderzoek heeft organisaties zoals de Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid en het Netwerk Digitaal Erfgoed geholpen bij het definiëren van en het starten met projecten die gericht zijn op het ontwikkelen van schaalbare en bruikbare voorzieningen. De leeromgeving waar je je nu in bevindt, is een voorbeeld van zo’n gedeelde voorziening. In het blokjesmodel vind je deze onder het kopje ‘Processen’ in het groene blokje ‘Training’.

Vraag en aanbod matchen: Gereedschapskist in ontwikkeling

Welke deelbare voorzieningen zijn er op dit moment al? Hoe breng je die in kaart en hoe bepaal je welke daarvan jouw organisatie verder kunnen helpen? Om de zoektocht te vergemakkelijken – en de kans op een passende match tussen vraag en aanbod te vergroten – werkt het Netwerk Digitaal Erfgoed toe naar een gereedschapskist. Het is de bedoeling dat deze kist een overzicht bevat van voorzieningen/gereedschappen die in gebruik zijn bij de diverse instellingen in het werkveld. Denk dan bijvoorbeeld aan gereedschappen zoals systemen voor opslag, infrastructuur, tools voor migratie en emulatie, en ook aan zaken als handreikingen, stappenplannen, training, standaarden, richtlijnen en SLA’s.

In 2019 werd er een prototype van zo’n gereedschapskist gelanceerd en is de afgelopen jaren verder ontwikkeld. In februari 2021 werd de ‘Toolbox’ met de werktitel ‘Erfgoedkit’ gelanceerd. Daarnaast zijn er natuurlijk ook vele andere manieren om jullie persoonlijke gereedschapskist te vullen. Denk aan het bijwonen van bijeenkomsten of het brengen van een bezoek aan instellingen met vergelijkbare uitdagingen. Ook het volgen van deze cursus is een manier om de gereedschapskist aan te vullen.   

Een aantal concrete voorbeelden van gereedschap dat al volop in het werkveld gebruikt wordt:

• De PID-wijzer.
• Het Kennisplatform webarchivering.
• De Wegwijzer duurzaamheidsbeleid.
• De Wegwijzer certificering voor digitale archieven.
• De Wegwijzer Voorkeursformaten

Casus Friese musea: waar ligt de vraag naar gedeelde voorzieningen?

De Nederlandse provincie Friesland heeft zo’n 30 musea met Friese erfgoedcollecties. Binnen het project ‘Virtueel Fryslân‘, gefinancierd door de provinciale overheid van Friesland, is een groot deel van deze collecties gedigitaliseerd. Het project liep van 2014 tot 2018 en tijdens deze periode werd ongeveer 55% (zo’n 450.000 objecten) van de Friese collecties gedigitaliseerd.
Binnen de projectomschrijving stonden geen verplichtingen voor langetermijnpreservering van deze gedigitaliseerde objecten beschreven.

Met deze casus in de hand onderzocht Merijn van Veen, adviseur educatie en publiek bij Museumfederatie Fryslân, welke vraag naar gedeelde voorzieningen er bij de Friese musea zou kunnen liggen. Daartoe stuurde hij een enquête uit naar 30 Friese musea. Er reageerden er 21 en dit zijn enkele van de resultaten:

• De 21 geïnterviewde musea beheren samen 433.606 objecten waarvan er 235.979 zijn gedigitaliseerd;
• Het totale opslagvolume betreft 1,25 Terabyte met een verwachte groei van 1,3 Terabyte in de komende 20 jaar;
• 33% van de musea doet nog niets aan duurzaam beheer;
• 57% slaat de collectie op binnen hun gebouwen;
• 19% beschikt niet over een back-up faciliteit;
• Er is sprake van 10 verschillende bestandsformaten voor de opgeslagen digitale objecten (.bmp, .gif, .jpeg, .jpg, .pdf, .png, .raw, .tiff, .video, .audio).

Een interessante uitkomst van het onderzoek is dat 70% van de deelnemende musea wel een beleid of afspraken op papier heeft staan voor duurzaam behoud en duurzame toegang van de gedigitaliseerde collecties. Echter, de financiële middelen om de collecties voor de lange termijn te behouden zijn ontoereikend. Er is dus dringend behoefte aan gezamenlijke faciliteiten. Nu er een duidelijker beeld is van wat er nodig is, is aan Redbot gevraagd hierop een passende dienstencatalogus te ontwikkelen.

Casus Spoorboekje digitalisering: een gereedschapskist in het klein

Het zogeheten spoorboekje digitalisering is een voorbeeld van een gereedschapskist in het klein. Eerst wordt gevraagd naar je uitgangssituatie en vanaf daar word je door de stappen die jouw organisatie kan zetten heengeleid. Deze stappen zijn voorzien van voorbeelden van andere organisaties: dat zijn de onderliggende gereedschappen. Welk gereedschap er getoond wordt hangt af van de beginsituatie van de gebruiker van het spoorboekje.

Meer weten?

• Webinar ‘Constructing a network of national facilities together‘ door Joost van der Nat (Netwerk Digitaal Erfgoed/NCDD) (januari 2017, 48 minuten).
• Samen bouwen aan een netwerk van landelijke voorzieningen, het eindrapport van een onderzoek naar een landelijke infrastructuur voor duurzame toegang tot digitale informatie (pdf, april 2015). Of lees de samenvatting en conclusies van het onderzoek (pdf).
• Je kunt ook een kijkje nemen bij het overzicht van de deelbare diensten van april 2017 (pdf).