Digitale archieven maken vaak afspraken met de makers/archiefvormers over de instroom, opslag, ontsluiting, preservering en beschikbaarstelling van digitaal erfgoed. Duidelijkheid vooraf helpt enorm in het richten van de preserveringsinspanningen en kan veel problemen voorkomen. Die afspraken gaan enerzijds over wat er allemaal mag met de digitale objecten (de toestemming van de rechthebbende) en anderzijds over de verantwoordelijkheden die het digitale archief op zich neemt (de verplichtingen tot goede zorg voor het ontvangen materiaal). In elk domein bestaan hier andere instrumenten voor, zoals bijvoorbeeld onderstaande.

Licentieovereenkomst

Met een licentie- of schenkingsovereenkomst verkrijg je – juridisch – toestemming om die stappen in de tijd te zetten die volgens jouw archief nodig zijn om digitale objecten te archiveren en preserveren. Het is dus vooral een instrument om de rechten af te dekken.

Het aanwinstencontract (de submission agreement)

Het aanwinstencontract is uitgebreider dan een licentieovereenkomst. In het aanwinstencontract worden producent en archief aangesproken op hun wederzijdse verantwoordelijkheden. Grofweg staan in een aanwinstencontract:

• de aanleverspecificaties (bestandsformaat, gewenste metadata, bestandsindeling en naamgeving, etc.);
• de voorwaarden waaronder het materiaal ter beschikking mag worden gesteld;
• afspraken over de manier waarop een archief zorg gaat dragen voor de digitale objecten in kwestie (kwaliteitscontroles, behoud van essentiële kenmerken, beveiliging, preserveringsacties etc.);
• informatie over de duur van het contract en de acties na beëindiging.

Casus: Toestemming bij actieve en passieve acquisitie

Beeld en Geluid is – middels actieve acquisitie – bezig de preservering van webvideo’s op te zetten. Om webvideo’s te mogen archiveren en om ze ter beschikking te mogen stellen, is toestemming nodig van de maker. Beeld en Geluid onderscheidt twee groepen producenten:

@ (semi-)professionals / YouTubers van wie video’s van hun YouTube-kanaal worden afgehaald
@ makers van losse filmpjes

Aan de eerste groep vraagt Beeld en Geluid via Signaturit een speciaal voor webvideo’s gemaakte licentieovereenkomst te tekenen voor toestemming. De groep makers van losse filmpjes is niet altijd zo goed te bereiken. Deze groep sturen ze een bericht met de mogelijkheid tot opt-out via de berichtenservice van YouTube. Als uploaders niet reageren, geven ze toch impliciet ’toestemming’. Mocht de rechthebbende later toch bezwaar hebben, dan haalt Beeld en Geluid het filmpje weg.

Toestemming bij passieve acquistie

Beeld en Geluid verzamelt ook persoonlijke tijdbeelden. Amateurs kunnen hun materiaal aanbieden via een online formulier en soms gebeurt dat via het Amateurfilmplatform. Vervolgens neemt Beeld en Geluid contact op met de persoon in kwestie en wordt het ingediende stuk opgenomen of afgewezen. Als het geselecteerd wordt voor opname, stuurt Beeld en Geluid een schenkingsovereenkomst toe. Na akkoord registreert Beeld en Geluid het materiaal, brengt ze het naar het depot, digitaliseert ze het materiaal (indien nodig) en stelt ze het weer beschikbaar (afhankelijk van de afspraken die zijn gemaakt).

Het jargon

Aanwinstencontract

---

Een aanwinstencontract (‘submission agreement’ in het Engels) is een overeenkomst tussen het archief en een instelling, organisatie of persoon die digitaal erfgoedmateriaal aan dit archief in beheer geeft.

Meer weten?

• Standaard schenkingsovereenkomst voor alle typen collecties. | Beeld en Geluid.
• Handleiding voor het maken van de submission agreement en order agreement (pdf) | Beeld en Geluid.
• In hoofdstuk 6 van het financieel & productioneel protocol van het Nederlands Filmfonds (pdf) staan de voorwaarden voor het aanleveren van een filmkopie ten behoeve van opslag en conservering door EYE filmmuseum. Het gaat hierbij o.a. over de formaten waarin de film aangeleverd moet worden en het verplicht indienen van een metadataformulier.