‘Archive by Design’ is een relatief nieuw concept in de wereld van het informatiebeheer. Het kan archiefvormende instellingen helpen om informatie duurzaam toegankelijk te maken en te houden. Daarnaast kunnen in de loop van de tijd alle nodige beheeractiviteiten – zoals vernietigen of het overbrengen van de informatieobjecten naar een e-depot –  probleemloos worden uitgevoerd. Om dat te kunnen realiseren is het van belang dat er vóóraf wordt bepaald hoe een informatiesysteem moet worden ingericht. Globaal moeten twee belangrijke vragen worden beantwoord voordat een informatiesysteem wordt geïmplementeerd in een organisatie om duurzame toegankelijkheid te kunnen waarborgen. De eerste vraag is vakinhoudelijk van aard, terwijl de tweede technisch van aard is.

1. Kan met de wijze waarop de informatiestroom is ingericht gewaarborgd worden dat alle informatieobjecten die de organisatie ontvangt of creëert, authentiek en integer is?
2. Beschikt de programmatuur (de software) van het informatiesysteem over alle functionaliteiten die nodig zijn om de inhoudelijke beheeractiviteiten te kunnen uitvoeren? (De eisen daaraan gesteld staan beschreven in de NEN-ISO 16175).

Voorbeelden van design-vraagstukken

Informatie is duurzaam toegankelijk als deze vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar en betrouwbaar is, voor zolang als nodig. In deze en de voorgaande modules heb je hier op verschillende niveaus al kennis over opgedaan. Denk daarbij bijvoorbeeld aan welke metagegevens minimaal nodig zijn en welke preserveringstrategieën je toepast. Andere voorbeelden van design-vraagstukken zijn:

• Hoe richten we vernietiging in?
• Hoe richten we overbrenging naar een e-depot in?
• Hoe regelen we de documentopslag?
• Welke mate van automatisering kiezen we?

Het uitgangspunt bij de methodiek van ‘Archive by Design’ is dat er een bredere verandercontext is, waarvan het inrichten van duurzame toegankelijkheid van informatie slechts één onderdeel uitmaakt. Andere onderdelen kunnen bijvoorbeeld zijn: werkafspraken, informatiebeveiliging, ethiek en/of contract- en licentiebeheer.

Toch is de praktijk vaak weerbarstiger dan de theorie. Dit hebben ook de adviseurs van het Nationaal Archief geleerd: door allerlei tegenslagen kostte het aansluiten van het informatiesysteem veel tijd en geld en was de motivatie om samen te werken soms ver te zoeken. De adviseurs van het Nationaal Archief hebben deze ervaringen omgezet ‘lessons learned’ en zeven aandachtspunten gedefinieerd:

• Ruimte voor verandering: De opdrachtgever moet de mensen en middelen hebben om jouw advies te kunnen implementeren. Vraag vooraf aan de opdrachtgever of hij het belang van duurzame toegankelijkheid deelt. En of hij bereid is de ontwerpkeuzes daarvoor in overweging te nemen.
• Sluit aan bij het ontwikkelproces: Sluit als adviseur aan bij het bestaande proces en doe mee met wat er al is.
• Probleemgericht werken: Neem het probleem als uitgangspunt en niet de oplossing.
• Begrijp het informatiesysteem: Lees de stukken over het systeem en praat met mensen die een goed overzicht hebben om als gelijkwaardige gesprekspartner mee te kunnen denken over passende oplossingen.
• Begrip van archiveren: Alle betrokkenen bij het ontwerpen van het informatiesysteem moeten begrijpen waarom archiveren belangrijk is en wat het betekent. Geef opnieuw betekenis aan het begrip archiveren als het duurzaam toegankelijk maken van alle vormen van informatie, voor alle vormen van gebruik, op korte en op lange termijn.
• Gebruikerswensen: Bepaal de wensen ten aanzien van archivering van de huidige én toekomstige gebruikers van de informatie uit het werkproces. Welke informatie hebben ze nodig? Hoe willen ze deze zoeken? Hoe bepalen ze de betrouwbaarheid? Hoelang moet de informatie toegankelijk zijn?
• Ontwerpkeuzes: Iedereen die een bijdrage levert aan hoe het werksysteem er van binnen en buiten gaat uitzien is een ontwerper. Vraag de ontwerpers hoe het werksysteem zodanig gemaakt kan worden dat het aan de gebruikerswensen voldoet.

Casus: Gemeente Rotterdam

Het Kennisplatform Informatiehuishouding Overheden heeft in 2019 een werkgroep ‘Archive by Design’ gevormd. Deze werkgroep heeft als doel om het principe van ‘Archive by Design’ landelijk naar een hoger niveau te tillen. Dit doet de werkgroep door bestaande kennis te verbeteren en aan te vullen en praktijkvoorbeelden te verzamelen. In een interview met Jeroen van Oss, Adviseur Informatiebeheer van de Gemeente Rotterdam, is geschetst hoe duurzame toegankelijkheid integraal onderdeel vormde van het aanbesteden en inrichten van een informatiesysteem.

In het interview kaart Jeroen aan welke stappen er tijdens het inkoopproces en de implementatie van het informatiesysteem zijn doorlopen en tegen welke discussiepunten het expertiseteam aan liep. Twee leerpunten die Jeroen noemt zijn het creëren van overeenstemming over de definitie van begrippen zoals archivering en dossiervorming en het meer risicogebaseerd werken dan naar de letter van de wet.

Het ontwerpproces

‘Archive by Design’ is een samenspel van praktische en technische elementen. Daarom moeten er duidelijke afspraken worden gemaakt over wie er wanneer betrokken is in het proces en wie welke verantwoordelijkheden heeft. De werkgroep ‘Archive by Design’ heeft daarom een referentiemodel ontwikkeld voor het ontwerpproces van een informatiesysteem. In het referentiemodel zijn de algemene activiteiten, inclusief bijbehorende rollen, voor een aantal fases van het ontwerpproces uitgewerkt en gekoppeld aan specifieke activiteiten op het vlak van informatiebeheer. Hierdoor wordt zichtbaar welke positie ‘Archive by Design’ in het grote geheel heeft.

Kort samengevat bestaat het ontwerpproces uit 13 fasen. Het ontwerpproces begint bij richting geven (de pré-fase). Deze fase bestaat uit diverse activiteiten waarmee richting wordt gegeven aan de invulling van de informatiesystemen die een organisatie gebruikt. Denk aan het ontwikkelen van een visie, beleid, regelgeving, architectuur en standaarden. De laatste fase van het ontwerpproces is de migratiefase. Dit vindt plaats als het gebruik van het informatiesysteem wordt beëindigd en het systeem mogelijk wordt vervangen door een ander systeem. Hiermee begint het ontwerpproces weer overnieuw.

Het jargon

Archive by Design

‘Archive by Design’ betekent dat bij het (her)ontwerpen van informatiesystemen en de daarbij gebruikte programmatuur, gewaarborgd wordt dat door een gedegen procesinrichting de te beheren informatieobjecten authentiek en integer zijn en  dat alle beheeractiviteiten die door de tijd heen ondernomen moeten worden (technisch) uitvoerbaar zijn. Dit zorgt ervoor dat proces gebonden informatie duurzaam toegankelijk is én blijft en –  indien nodig- tijdig vernietigd of overgebracht kan worden.

Meer weten?

Bekijk de door de werkgroep ‘Archive by Design’ gepubliceerde stappenplannen en handleidingen op het Kennisnetwerk Informatie en Archivering platform.

Lees de artikelen over ‘Archive by Design’ in het Od Magazine (jaargang 2018: mei, augustus, oktober). In vrijwel ieder nummer van dit tijdschrift wordt hieraan aandacht besteed.