paragraaf

Toegang

paragraaf Progress:
TIP

Wil je dat gebruikers van jouw collectie digitale objecten kunnen vinden, tonen en begrijpen? Denk dan goed na over de doelgroep(en), de zoekfaciliteiten en de benodigde begrijpelijkheid en bruikbaarheid van de getoonde informatie. Vergeet ook niet om de toegangsrechten op orde te hebben.

Toegang gaat over de processen waarmee de doelgroep in het digitaal archief digitale objecten zoekt en aanvraagt en omvat de manieren waarop de aangevraagde informatie wordt gepresenteerd. Het informatiepakket dat door de gebruiker opgevraagd en bekeken wordt heet een DIP (Dissemination Information Package).

Of het verkrijgen van toegang een – volgens de gebruiker – succesvolle exercitie is, hangt af van:

  • De definitie van de doelgroep
    De gedefinieerde doelgroep (‘Designated Community’ in het Engels) is een geïdentificeerde groep belanghebbenden, waarvoor de collectie van een instelling bedoeld is en die in staat moet zijn om een bepaalde set van informatie te begrijpen. De gedefinieerde doelgroep kan bestaan uit meerdere groepen. Het kan bijvoorbeeld naast de (eind)gebruikers van de collectie ook gaan om de donoren.
  • De zoekfaciliteiten en de vindbaarheid
    De zoekfaciliteit waarmee gebruikers naar objecten zoeken, moet gebruikersvriendelijk en intuïtief zijn ingericht. Digitale objecten moeten voorzien zijn van relevante metadata. Daarmee kan een gebruiker de objecten namelijk vinden.
  • De bruikbaarheid van de zoekresultaten
    Het zoekresultaat moet bruikbaar zijn. Een voorbeeld hiervan is het behoud van essentiële kenmerken. Als de preservering niet leidt tot het behoud van kenmerken die relevant zijn voor de gebruiker, is er sprake van een schadelijk mismatch tussen preservering en bruikbaarheid.
  • De begrijpelijkheid van de zoekresultaten
    Het zoekresultaat moet leesbaar en begrijpelijk zijn. Zo beschikt elke groep over zijn eigen basiskennis (‘Knowledge Base’ in het Engels) die nodig is om de informatieobjecten te begrijpen. De donor van materiaal, bijvoorbeeld een designer die bekend is met diverse ontwerpsoftware, beschikt over andere basiskennis dan een scholier of student. Dit heeft gevolgen voor de preservering en de wijze waarop toegang wordt geboden.
Unieke identificatiecodes voor vindbaarheid

Je kunt digitale objecten en de bijbehorende representatie-informatie vinden en onderscheiden door er een unieke identificatiecode aan toe te kennen. En dat is essentieel. Het zou tenslotte niet best zijn voor het vertrouwen in een digitaal archief als verschillende unieke digitale objecten zouden worden verwisseld.

Het toekennen van unieke codes vindt plaats op drie niveaus:

  • Vindbaarheid binnen de organisatie
    Als een digitaal object wordt opgenomen, ken je er een uniek nummer of een unieke code aan toe. Hier kun je gewoon nog gebruik maken van interne unieke codes die buiten de organisatie niet worden gehanteerd.
  • Vindbaarheid buiten de organisatie
    Wil je nog een duurzaamheidstrede hoger? Dan geef je je digitale object een ‘unieke verwijzing’ waarnaar door externen verwezen kan worden. Hier wordt een URI voor gebruikt.
  • Duurzame toegankelijkheid
    In de volgende fase zorg je er niet alleen voor dat er naar het digitale object verwezen kan worden, maar dat de verwijzing ook nog eens duurzaam blijft op de lange termijn. Ook als het object verhuist, blijft de koppeling bestaan. Dat is ‘toekennen van unieke identificatiecodes voor gevorderden’. Elders in module C kun je meer lezen over deze zogeheten persistent identifiers. Ook kan je de PID-wijzer raadplegen.Collectiebeheerssystemen, documentmanagementsystemen en preserveringssystemen beschikken standaard over een voorziening om unieke referentie-informatie toe te voegen. Dus als je zo’n systeem hebt, hoef je dit als erfgoedinstelling niet zelf te bedenken.Meer weten? Zie DE BASIS voor vindbaarheid op DE BASIS van DEN.
  • De toegangsrechten
    De rechten bepalen wat een instelling wel en niet met zijn collectie mag doen, ook bij de fase van toegang. Toegang tot digitale informatie kan – bijvoorbeeld door (inter)nationale wetgeving – worden beperkt door digitale rechten. Denk aan auteursrecht, openbaarheid en bescherming van privacy-gevoelige informatie. Ook kan er sprake zijn van contractuele bepalingen. Zo kan er binnen het contract met de donor vastgelegd zijn welke eisen er aan de preservering gesteld worden en in welke vorm digitale objecten raadpleegbaar gemaakt mogen worden. Andersom kan de instelling aan de donor vragen om digitale objecten en metadata binnen bepaalde voorwaarden en standaarden aan te leveren.

    Een organisatie kan de toegang en het gebruik van de digitale collectie beperken door:

    • content alleen raadpleegbaar te maken binnen de muren van de instelling;
    • digitale objecten met een wachtwoord te beveiligen;
    • materiaal onder een embargo te plaatsen;
    • afspraken over maatregelen vast te leggen in een bewaarovereenkomst.

    Toegangsrechten kunnen van toepassing zijn op een deel van de gebruikersgroepen (bijvoorbeeld gebruikers die lid zijn van een bibliotheek hebben toegang tot bepaalde collecties) of op specifieke collecties. Door de jaren heen moeten de digitale rechten gehandhaafd blijven in een veranderende omgeving. Het is belangrijk voor de reputatie van de organisatie dat zij hieraan voldoet. Daarom is het belangrijk dat een organisatie een beleid heeft waarin beschreven is welke rechten relevant zijn en hoe de organisatie met deze rechten omgaat. De voorwaarden en geldende rechten moeten tijdens het opname- en beheerproces correct gedocumenteerd worden. Bij de toegang kunnen dan de relevante bepalingen toegepast worden.

CASUS: Opt-out aanpak webarchivering KB

Om te voorkomen dat het archiveren van websites blijft steken in langdurige administratieve handelingen heeft de KB voor een meer pragmatische benadering gekozen, de opt-out aanpak. Deze aanpak veronderstelt een impliciete toestemming voor webarchivering. Aan de beheerders van websites wordt een bericht gestuurd waarin is aangegeven dat de KB de betreffende site uit erfgoedoverwegingen wil gaan harvesten, archiveren en openbaar maken. Daarbij wordt er een termijn gegeven waarbinnen men toestemming kan weigeren. Blijft weigering uit, dan wordt dit beschouwd als een impliciete of stilzwijgende toestemming.

Het jargon

DIP


Een Dissemination Information Package (DIP) staat voor het informatiepakketje dat door de gebruiker opgevraagd en bekeken wordt.

Volgens het OAIS model is een DIP “the version of the information package delivered to the Consumer in response to an access request. The DIP concept emphasizes the fact that the information package disseminated by the OAIS to the Consumer may differ in form or content to that which resides in the archival store. Points of differentiation between the DIP and AIP may include, but are not limited to:

  • the format of the content (e.g., an image file might be converted from TIFF to JPEG prior to dissemination);
  • the amount of content (a DIP may correspond to one AIP, multiple AIPs, or even part of an AIP);
  • the amount of metadata supplied alongside the content (it is likely that the DIP will not contain the complete set of metadata associated with an archived digital object, since much of it is of little interest to the Consumer)”.

Persistent identifier


Een persistent identifier (PID) is een langdurige verwijzing naar een digitale bron. Een persistent identifier bestaat uit twee componenten: een unieke identificatiecode en een dienst die de bron na verloop van tijd lokaliseert zelfs als de locatie verandert. Persistent identifiers vormen de oplossing tegen linkrot.

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.