Het kostprijsmodel in het kort

Het Kostprijsmodel helpt organisaties om inzicht te krijgen in de kosten van digitale duurzaamheid en daarmee ook om de grip en sturing te vergroten. In deze paragraaf geven we informatie over de aanleiding, ontwikkeling en ervaringen met het model.

Het is belangrijk dat het Kostprijsmodel er is. Je maakt er de kosten voor duurzame toegang tot de digitale collectie inzichtelijk mee, ook naar buiten toe. De cijfers laten zien waarom iets wel of niet verstandig is. De filosofie achter het model zet je aan het denken en leidt tot onverwachte inzichten | Walter Swagemakers, senior projectleider collecties bij Eye Filmmuseum

Steeds meer informatie wordt digitaal geboren en daarmee stijgen de kosten van duurzaam beheer, behoud en toegang. Maar hoeveel stijgen die kosten, op welk gebied precies en wat zijn de oorzaken? Daar bestaan nogal wat fabeltjes over. En dat is risicovol voor organisaties die werk willen maken van duurzame toegang tot de digitale collectie.

Om grip te krijgen op deze risicofactor voor duurzame toegang, ontwikkelde BMC in opdracht van het Netwerk Digitaal Erfgoed het zogeheten ‘Kostprijsmodel Digitale Duurzaamheid’.

Het Kostprijsmodel Digitale Duurzaamheid:

• Maakt de kosten voor duurzame toegang tot de digitale collectie inzichtelijk en daarmee beter beheersbaar;
• Maakt het mogelijk om de financiële gevolgen van bepaalde ontwikkelingen in de markt – zoals een verandering in kosten voor infrastructuur – mee te nemen in de (meerjaren)begroting;
• Laat de afstemming zien tussen het duurzaamheidsbeleid en de dagelijkse praktijk;
• Maakt het mogelijk om de kosten van digitale duurzame toegankelijkheid van verschillende instellingen te vergelijken;
• Stelt organisaties in staat om aannames over de kosten van duurzame toegang te vervangen door feiten.

DIY: Vragen om aan jezelf en je organisatie te stellen

Heb jij zelf aannames over de belangrijkste kostenposten voor duurzame toegang?
Op welke manier wordt er in jullie organisatie begroot voor duurzame toegang?

Het kostprijsmodel in vogelvlucht

Het Kostprijsmodel Digitale Duurzaamheid bouwt voort op het CCEx-model en gaat nog een paar stappen verder:

• De kosten worden uitgebreid omschreven per (proces)activiteit
  Het model brengt de kosten per activiteit in beeld (en dus niet bijvoorbeeld per eindproduct).
• Het model koppelt kosten aan kostenbepalende variabelen (cost drivers)
  De aard en omvang van kosten zijn het gevolg van beleidskeuzes op het gebied van duurzame digitale toegankelijkheid. Dit betekent ook dat door deze keuzes sommige kosten er meer toe doen dan andere. Als een instelling vooral inzet op bijvoorbeeld handmatige ingest, dan zijn de kosten voor personeel relatief hoog.

In onderstaand schema staat de opbouw van het model schematisch weergegeven:

• Blauw
  De activiteiten per levensfase van een digitaal object vormen de kern van het model. Denk bij ingest bijvoorbeeld aan activiteiten zoals ontvangen, lezen, controleren van de kwaliteit, categoriseren, etc. Bij elk activiteit hoort een kostenplaatje.
• Oranje
  Het model brengt overkoepelende procesactiviteiten in kaart zoals de investeringen in ICT en infrastructuur.
• Groen
  Voor elk van de (proces)activiteiten brengt het model een aantal kenmerken in beeld, zoals het aantal digitale objecten, de benodigde opslag, de hoeveelheid benodigde FTE en materiaalkosten. Daarnaast wordt gevraagd naar specifieke cost drivers, dit zijn kwalitatieve elementen die de kosten veroorzaken (kostenbepalende variabelen). Hierbij gaat het bijvoorbeeld om het niveau van dienstverlening of de mate van automatisering.

De keuze voor deze activiteiten en procesactiviteiten is gebaseerd op een studie waarin verschillende kostprijsmodellen voor digitale duurzaamheid vergeleken zijn.

ZUS-beslissingen

Het Kostprijsmodel geeft input over de kostenoverwegingen bij het maken van een zogeheten ZUS-beslissing: Gaan we een oplossing Zelf implementeren, Uitbesteden aan een externe leverancier of Samen oppakken met andere instellingen?

Meestal wordt aangenomen dat samenwerken altijd het meest voordelig is. Maar is dat ook zo? Na het invullen van het Kostprijsmodel worden de overwegingen inzichtelijker en kun je een beredeneerde keuze presenteren aan het management. | Walter Swagemakers, senior projectleider collecties bij Eye Filmmuseum

Wat qua kostenplaatje de beste ZUS-beslissing voor een organisatie is, hangt o.a. af van:

• De grootte van de organisatie en de aanwezige kennis
  Bij kleine organisaties waar veel werk rondom de digitale collectie op weinig schouders ligt en specifieke kennis over digitale duurzaamheid ontbreekt, ligt het outsourcen van oplossingen of samenwerking meer voor de hand dan het zelf implementeren. Kleine organisaties met weinig kennis op het gebied van digitale duurzaamheid, zouden samen met anderen het Kostprijsmodel kunnen invullen.  
• De aard van de digitale collectie, de aanwezige infrastructuur en workflow
  Veel organisaties hebben hun eigen workflow en soms ook databases ontwikkeld waarin zij precies die dingen kunnen registreren die voor hun digitale collectie van belang zijn. Een filmmuseum bewaart bijvoorbeeld veel meer kenmerken per film dan een museum waarbij de filmcollectie een referentiecollectie is. In zo’n geval zijn de onderliggende systemen niet zonder meer met elkaar te koppelen en kan het zijn dat samenwerking niet de meest kosteneffectieve oplossing is.

De elementen die van belang zijn bij het maken van een goed afgewogen beslissing zijn nader uitgewerkt in het model ‘BIG PICTURE’. Hierin komen het kostenmodel, het duurzaamheidsbeleid en de mogelijke ZUS-oplossingen bij elkaar.

Aan de slag?

Het Kostprijsmodel is enorm waardevol als beslisinstrument om te bepalen welke koers je gaat varen. | Jeffrey van der Hoeven, Hoofd Digitale Duurzame Toegang bij de Koninklijke Bibliotheek

Het Kostprijsmodel Digitale Duurzaamheid wordt in 2020 geborgd bij een van de partijen uit het Netwerk Digitaal Erfgoed. Deze partij zal het gebruik van het model als sturingsinstrument voor kostenbeheersing actief bevorderen door:

• Het model en de verzamelde data technisch en functioneel te beheren;
• Vragen van instellingen over de inzet van het model te beantwoorden;
• Gevraagd en ongevraagd met het model de boer op te gaan;
• De dataset te actualiseren en uit te breiden om zo een betere vergelijking tussen instellingen mogelijk te maken.

Het kost organisaties naar schatting zo’n 40 uur om de invul-Excel bij het Kostprijsmodel Digitale duurzaamheid in te vullen (Hier kun je de PDF bekijken). Het model wordt vergezeld van verschillende instrumenten om het gebruik ervan te bevorderen en te optimaliseren. Zo is er een handleiding beschikbaar en is er een Game Kostprijsmodel Digitale Duurzaamheid in ontwikkeling. Deze game stimuleert op speelse wijze het denkproces over kosten voor digitale duurzaamheid en maakt de eventuele meerwaarde om ook echt met het model aan de slag te gaan voelbaar.

CASES

Tussen 2017 en 2020 is het kostenmodel door 15 Nederlandse instellingen uit vier sectoren – wetenschap, media, cultuur/erfgoed, overheid/archieven – ingevuld. De Koninklijke Bibliotheek en Eye Filmmuseum hebben het gebruik ervan in de eigen organisatie omarmd en gebruiken het heel actief. Bij de rest van de deelnemers heeft de invulexercitie vooral geleid tot meer inzicht.

Casus Koninklijke Bibliotheek (KB)

De KB heeft het Kostprijsmodel gebruikt om de personele inzet ten aanzien van digitale duurzaamheid in kaart te brengen. Er is een tijdschrijfsysteem ingevoerd waarin iedereen die te maken heeft met het digitaal beheer en behoud de gemaakte uren bijhoudt op basis van de activiteiten die het Kostprijsmodel onderscheidt. Zo ontstaat een totaalbeeld van de personele inzet voor digitale collecties. Deze nieuwe manier van administreren is gekoppeld met de reguliere financiële administratie en dat leidt tot waardevolle inzichten.

Aan de hand van de voorlopige resultaten is er een schatting gemaakt voor de personele en materiele kosten – bijvoorbeeld voor digitale opslag, applicatiekosten, servercapaciteit – per kalenderjaar. De kosten die nu gemaakt worden, zijn afgezet tegen de verwachte groei van de digitale collectie. Met de cijfers op tafel kan de KB beredeneerde beslissingen nemen over de (toekomstige) inzet van middelen.

Casus Eye Filmmuseum en LIMA

Met het Kostprijsmodel in de hand zijn LIMA en Eye Filmmuseum het experiment aangegaan om te onderzoeken of het opslaan van de digitale collectie van LIMA bij Eye voor beide organisaties voordelen zou kunnen opleveren.

Het werd beide organisaties duidelijk dat het bundelen van krachten alleen voordelig is voor organisaties met grote hoeveelheden audiovisueel materiaal als hun workflow in grote lijnen vergelijkbaar is. Dat was bij LIMA en Eye niet het geval. Uit de cijfers is de conclusie getrokken dat LIMA uit kostenoverwegingen beter zelf een storagefaciliteit zou kunnen opzetten.

Een gedeelde storage leverde geen schaalvoordelen op en zou zelfs tot hogere kosten leiden door extra kosten op het gebied van afstemming, beheer en management. Daarom besloten beide organisaties om niet samen te werken op het gebied van infrastructuur maar wel op het gebied van kennisdeling en -ontwikkeling.

Deze case wordt kort beschreven in een paper over de workshop die werd gegeven op iPres 2019 en uitgebreider in een artikel over het Kostprijsmodel.

Meer weten?

Neem een kijkje bij de factsheet over het Kostprijsmodel.