TIP

Schat de risico’s in.

Er zijn twee methodieken in omloop die specifiek kijken naar de kwaliteit van archiefbeheer bij de maker/archiefvormer. Door zo’n methode actief in te zetten, krijg je een goed beeld bij de kwaliteit van de digitale objecten die op de nominatie staan om opgenomen te worden in het digitale archief van jouw organisatie.

• SODA
  Het Stappenplan Overdracht Digitaal Archief (SODA) kijkt specifiek naar een goede voorbereiding van de opname (ingest). Het biedt een handleiding om in 10 stappen op een geordende en gecontroleerde manier digitale bestanden en de bijhorende metadata op te nemen in een archief, en is ontwikkeld binnen het Vlaamse CEST initiatief (Cultureel Erfgoed Standaarden Toolbox).

• DUTO-scan
  DUTO (pdf), het normenkader Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie, is een standaardlijst van kwaliteitseisen die beschrijft wat er vanuit het perspectief van de gebruiker geregeld moet zijn om te kunnen spreken van duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie. Een DUTO-scan geeft inzicht in de mate van duurzame toegankelijkheid bij de archiefvormer en geeft verbetertips op maat. Als je bij de overheid werkt, kun je een DUTO-scan aanvragen via duto@nationaalarchief.nl.

Beide methodieken proberen duidelijkheid te verschaffen over onderstaande onderwerpen:

• Het belang
  Waarom wil een organisatie de digitale objecten duurzaam toegankelijk bewaren? Welk belang heeft de archiefvormer en welk belang heeft de collectionerende instelling?
• De herkomst
  Waar komen de digitale objecten vandaan? Waar en hoe zijn ze ontstaan? Is het duidelijk tot welk dossier ze behoren?
• De inhoud
  Hoe zijn de bestanden geordend, om welke bestandsformaten gaat het, welke metadata zijn er toegevoegd en voldoen deze aan de eisen voor duurzame toegang?
• De organisatie en processen
  Hoe is informatiebeheer georganiseerd (rollen, taken en verantwoordelijkheden) en leiden die tot duurzaam informatiebeheer?

De verschillen

De insteek, aanpak en tijdsinvestering van de twee methoden verschilt en staat in onderstaande tabel weergegeven.

Kwaliteit van overdracht

De kwaliteit van archiefvorming begint bij de archiefvormer/maker. Rondom de geboorte van een informatieobject vinden veel beslissingen plaats die invloed hebben op de latere kwaliteit. Het Stappenplan Overdracht Digitaal Archief (SODA) kijkt specifiek naar een goede voorbereiding van de opname (ingest). Het maakt daarbij veel uit of de archiefvormer deel uitmaakt van de collectiebeherende instelling of niet. Bij de overheid is dat wel het geval;  bij veel musea of archiefinstellingen die particuliere archieven verzamelen (zoals bijvoorbeeld Het Nieuwe Insituut en het Internationaal Instituut voor Sociale Geschiedenis) is dat niet het geval. In het laatste geval is er geen wet- en regelgeving van toepassing op archiefvorming en moet je – voor het maken van afspraken over duurzame toegang – op zoek naar een gemeenschappelijk belang.

Om de kwaliteit van archiefvorming bij de maker positief te beïnvloeden, kan een collectionerende instelling een aantal diensten aanbieden zoals:

@ het uitvoeren van een scan
@ het opstellen van een verbeterplan of plan van aanpak
@ projectbegeleiding bij het doorvoeren van verbeteringen

Of je als instelling zó’n dienst kunt bieden hangt natuurlijk af van de draagkracht (kennis, formatie, financiën, organisatie) bij de instelling, de vraag en behoefte bij de archiefvormers en het te verwachten positieve effect voor beiden.