TIP

Gebruik een erkende methode om de risico’s in te schatten

Er zijn verschillende methodieken in omloop die kijken naar de duurzaamheid van informatie bij de archiefvormer. Door zo’n methode actief in te zetten, krijg je een goed beeld van de duurzaamheid van de digitale objecten die je op wilt nemen in het digitale archief van jouw organisatie en de maatregelen die daarvoor nodig zijn. Twee voorbeelden zijn:

• SODA
  Het Stappenplan Overdracht Digitaal Archief (SODA) kijkt specifiek naar een goede voorbereiding van de opname (ingest). Het biedt een handleiding om in 10 stappen op een geordende en gecontroleerde manier digitale bestanden en de bijhorende metadata op te nemen in een archief, en is ontwikkeld binnen het Vlaamse CEST initiatief (Cultureel Erfgoed Standaarden Toolbox).
• DUTO-scan
  DUTO, het normenkader Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie, is een standaardlijst van kwaliteitseisen die beschrijft wat er vanuit het perspectief van de gebruiker geregeld moet zijn om te kunnen spreken van duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie. Een DUTO-scan geeft inzicht in de mate van duurzame toegankelijkheid bij de archiefvormer en geeft verbetertips op maat. Als je bij de overheid werkt, kun je een DUTO-scan aanvragen via duto@nationaalarchief.nl.
• De BitList of Digitally Engangered Spieces (BitList van Digitaal Bedreigde Soorten) van de Digital Preservation Coalition (DPC) bevat een overzicht en indeling in risicogroepen van digitale objecten die voor flinke uitdagingen zorgen als het gaat om duurzame toegankelijkheid door de tijd heen. De BitList geeft ook aanbevelingen hoe risico’s kunnen worden bestreden. De BitList is generiek en internationaal toepasbaar en kan ondersteuning bieden in het kader van bewaaracties en het opstellen van beleidsmaatregelen. De BitList wordt mogelijk gemaakt door bijdragen uit de gemeenschap van duurzame toegankelijkheid.

Beide methodieken proberen duidelijkheid te verschaffen over onderstaande onderwerpen:

• Het belang
  Waarom wil een organisatie de digitale objecten duurzaam toegankelijk bewaren? Welk belang heeft de archiefvormer en welk belang heeft de collectionerende instelling?
• De herkomst
  Waar komen de digitale objecten vandaan? Waar en hoe zijn ze ontstaan? Is het duidelijk tot welk dossier ze behoren?
• De inhoud
  Hoe zijn de bestanden geordend, om welke bestandsformaten gaat het, welke metadata zijn er toegevoegd en voldoen deze aan de eisen voor duurzame toegang?
• De organisatie en processen
  Hoe is informatiebeheer georganiseerd (rollen, taken en verantwoordelijkheden) en leiden die tot duurzaam informatiebeheer?

Methodieken vragen om een bepaalde ureninvestering en de methodiek moet passen bij de aard van de organisatie. Zo is de DUTO-scan bedoeld voor de overheid en is SODA beter geschikt voor erfgoedinstellingen. Een heldere beschrijving van doel en wijze van rapportage van een beoordelingsmethode helpt bij de keuze van de juiste methodiek.

Kwaliteit van overdracht

Het is belangrijk een beoordelingsmethode te kiezen die past bij de opdracht van de instelling die de digitale objecten opneemt en het domein waarbinnen de instelling werkzaam is. Het maakt daarbij veel uit of de archiefvormer onderdeel uitmaakt van dezelfde organisatie als de collectiebeheerder. Ook is het van belang of wetgeving eisen stelt aan de kwaliteit van het archiefbeheer. Denk bijvoorbeeld aan de overheid of aan musea of archiefinstellingen die particuliere archieven verzamelen (zoals bijvoorbeeld Het Nieuwe Instituut  en het Internationaal Instituut voor Sociale Geschiedenis). De laatsten zullen aandacht voor duurzame toegankelijkheid veel meer moeten baseren op een gemeenschappelijk belang.

De kwaliteit van duurzaamheid van archieven en verzamelingen begint bij de archiefvormer/maker. Rondom de geboorte van een informatieobject vinden veel beslissingen plaats die invloed hebben op de latere kwaliteit. Een methode die de kwaliteit van een archief beoordeelt, laat zien wat de gevolgen zijn voor duurzame toegankelijkheid en helpt de collectionerende instelling hier grip op te krijgen.

Om de kwaliteit van archiefvorming bij de maker positief te beïnvloeden, kan een collectionerende instelling een aantal diensten aanbieden zoals:

@ het uitvoeren van een scan
@ het opstellen van een verbeterplan of plan van aanpak
@ projectbegeleiding bij het doorvoeren van verbeteringen

Of je als instelling zó’n dienst kunt bieden hangt natuurlijk af van de draagkracht (kennis, formatie, financiën, organisatie) bij de instelling, de vraag en behoefte bij de archiefvormers en het te verwachten positieve effect voor beiden.