paragraaf

Archiefordening

paragraaf Progress:
TIP

Zorg dat je de digitale objecten die je opneemt kunt vinden.
Beoordeel de structuur in de archiefordening. Is er een logische mappenstructuur gebruikt, beschrijvende bestandsnamen? Zijn de keuzes vastgelegd in een document?

Een archief is de documentaire neerslag van de processen van een organisatie of de handelingen van een persoon. In de ordening zijn die processen en handelingen vaak terug te vinden, maar de kwaliteit van de toegepaste ordening kan binnen en tussen organisaties en personen verschillen.

Soms wordt er bij de inrichting van dossiers gewerkt met sjablonen, een handleiding of een instructie. Grote organisaties werken soms met een ordeningsplan of documentair structuurplan. ICT is vaak verantwoordelijk voor ordening en rechtenbeheer op netwerkwerkservers en functioneel beheerders hebben deze rol voor systemen voor document management en archiefbeheer. 

Bij opname van digitale objecten is het daarom zaak te controleren welke ordening er is toegepast, wie daarvoor verantwoordelijk was en of je het materiaal makkelijk terug kunt vinden. Ook is het belangrijk om vast te stellen welke metadata en documentatie de digitale objecten en mappen hebben meegekregen. De mappen- of folderstructuur waarin de digitale objecten aangeleverd zijn, moet voor zich spreken, net zoals de bestandsnamen die voor de digitale objecten worden gebruikt. De instelling kan eisen aan stellen aan de kwaliteit van de aangeleverde digitale objecten en de bijbehorende metadata.

Ter illustratie zie je in de twee screenshots hieronder een voorbeeld van geordende en minder geordende archiefordening.

Betekenisvolle bestandsnamen

Hieronder volgt een aantal tips om bestandsnamen betekenisvol en consistent op te slaan:

  • Zorg ervoor dat bestandsnamen consistent benoemd worden. Gebruik je bijvoorbeeld de datum in de bestandsnaam, kies dan een standaardwijze voor de notering ervan (bijvoorbeeld YYYYMMDD of yymmdd).
  • Plaats geen karakters zoals ?\!@*%{[<> in de bestandsnaam.
  • Geef herleidbare bestandsnamen, zoals Archief_Dossier_Taak_YYYYMMDD.ext.
  • Zorg ervoor dat elk bestand maar één keer in de folderstructuur voorkomt. Als je een bestand op meerdere plekken opslaat en je gaat een van beiden bewerken, dan kunnen er ongewild meerdere versies van hetzelfde bestand ontstaan.
  • Noteer de betekenis van de gekozen bestandsnamen in een readme.txt die je opslaat in de folder waar de bestandsnamen staan.

Het is van belang om binnen een over te dragen archief te zorgen voor een consistente naamgeving voor bestandsnamen. Daarbij kun je bijvoorbeeld gebruik maken van een bulk rename utility voor Windows of Apple. Ook sommige pre-ingest software kent hier mogelijkheden toe.

Meer weten? 

Comments

  1. Frans Neggers

    De oorspronkelijke orde moet denk ik gerespecteerd worden omdat het sleutelen daaraan altijd verlies aan context op kan leveren, waardoor informatie zijn waarde (deels) verliest of niet meer goed geïnterpreteerd kan worden (relatie met de handeling waaruit de informatie voortkomt gaat verloren). Gebruik je tools als Bulk Renamer, dan zal je dat in je plan altijd moeten verantwoorden. Veel SIP creators, ook die waarmee Archivematica en Preservica werken, accepteren geen bestandsnamen met niet toegestane karakters en notaties. Je zou dat probleem al voor moeten zijn bij de creatie.

  2. Anje van der Lek

    Het zou inderdaad mooi zijn, als archiefvormers een goed gestructureerd archief opbouwen met logische bestandsnamen. We weten echter dat dit meestal niet zo is. Aan het archief van overheids organisaties kan je tot op zekere hoogte eisen stellen aan de ordening. Maar vanuit archivistisch oogpunt vind ik dat je niet zomaar aan de slag kunt met nieuwe mappenstructuren en bulkrenamers. Je komt dan aan de authenticiteit van van het archief. De oorspronkelijke orde dus, of ben ik nou heel ouderwets?

  3. Dea Rijper

    Is het inderdaad de bedoeling dat de ‘Handleiding digitaal archiveren voor particulieren (pfd) van Gemeente Amsterdam’ alleen is in te zien na registreren/inloggen bij het Kennisnetwerk Informatie en Archief?

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.