paragraaf

Archiefordening

paragraaf Progress:
TIP

Zorg dat je de digitale objecten die je opneemt kunt vinden.
Beoordeel de structuur in de archiefordening. Is er een logische mappenstructuur gebruikt, beschrijvende bestandsnamen? Zijn de keuzes vastgelegd in een document?

Bij opname van digitale objecten is het zaak te controleren of je het materiaal makkelijk terug kunt vinden. Dat lukt het beste als de digitale objecten op een gestructureerde, consequente manier op zijn geslagen en zijn voorzien van de benodigde metadata en documentatie. De mappen- of folderstructuur waarin de digitale objecten aangeleverd zijn, moet voor zich spreken, net zoals de bestandsnamen die voor de digitale objecten worden gebruikt. Bij voorkeur levert de producent/archiefvormer een beschrijving van de bestanden aan (het liefst op bestandsniveau, maar in ieder geval op mapniveau). Deze weet tenslotte het beste wat hij in handen heeft.
Ter illustratie zie je in de twee screenshots hieronder een voorbeeld van geordende en minder geordende archiefordening.

Betekenisvolle bestandsnamen

Hieronder volgt een aantal tips om bestandsnamen betekenisvol en consistent op te slaan:

  • Zorg ervoor dat bestandsnamen consistent benoemd worden. Gebruik je bijvoorbeeld de datum in de bestandsnaam, kies dan een standaardwijze voor de notering ervan (bijvoorbeeld YYYYMMDD of yymmdd).
  • Plaats geen karakters zoals ?\!@*%{[<> in de bestandsnaam.
  • Geef herleidbare bestandsnamen, zoals Archief_Dossier_Taak_YYYYMMDD.ext.
  • Zorg ervoor dat elk bestand maar één keer in de folderstructuur voorkomt. Als je een bestand op meerdere plekken opslaat en je gaat een van beiden bewerken, dan kunnen er ongewild meerdere versies van hetzelfde bestand ontstaan.
  • Noteer de betekenis van de gekozen bestandsnamen in een readme.txt die je opslaat in de folder waar de bestandsnamen staan.

Ook achteraf is het mogelijk over te gaan op een consistente naamgeving voor bestandsnamen. Daarbij kun je bijvoorbeeld gebruik maken van een bulk rename utility.

Meer weten?