paragraaf

Metadata en documentatie

paragraaf Progress:
TIP

Zorg dat je begrijpt wat je in handen hebt en dat je alle metadata die nodig is voor lange termijn preservering verzamelt, vastlegt en onderhoudt.

Een bewuste omgang met metadata is noodzakelijk voor een succesvol lange termijn behoud van de collectie. Zonder metadatabeleid kan het zijn dat niet alle metadata die nodig is voor lange termijn preservering wordt verzameld, vastgelegd en onderhouden.

Vooral de overdracht van digitale objecten van de archiefvormer/maker naar het digitale archief is een kritieke stap. Een stap waar ongewild veel informatieverlies kan optreden.

Als je een digitaal object binnenkrijgt, bekijk dan de kwaliteit van de bijgeleverde metadata en documentatie en beantwoord de volgende vragen:

  • Wat is de herkomst?
    Door wie en wanneer is het object gemaakt? Hoe heet het object (titel)?
    Hoe goed is het digitale object gedocumenteerd? Begrijp ik waarom, hoe en binnen welke context het is ontstaan?
  • Hoe is het gemaakt?
    Met welke software en hardware is het gemaakt?
  • Wat mag ik ermee? 
    Welke rechten rusten er op het digitale object?

In hoofdstuk 1 zagen we al twee voorbeelden van het belang van documentatie en het daarmee vastleggen van perspectieven op een werk. Documentatie is vaak het enige materiaal dat inzicht geeft in hoe een digitaal object is gemaakt en bedoeld, zeker bij kunstwerken.

Vraag je – aan de hand van de meegeleverde metadata en documentatie – af of je begrijpt wat je in handen hebt. Alleen als je daar volmondig ‘ja’ op kunt zeggen, is het digitale object door te geven aan toekomstige generaties. Ga bij twijfel – indien mogelijk – direct terug naar de bron en vraag om opheldering.

Metadata en documentatie door de tijd heen

Deze tip gaat over de pre-ingest. Maar daar houdt het documenteren natuurlijk niet op. Alle acties die vanaf de opname en tijdens het beheer en de preservering van digitale objecten worden ondernomen, moeten vastgelegd worden. Om preserving goed te ondersteunen, is het vaak noodzakelijk om zogeheten metadatastandaarden in te zetten. Zie de paragraaf ‘De preserveringsmetadata‘.

Het jargon

Documentatie


Documentatie is de informatie die een digitaal archief voldoende informatie geeft om de herkomst, geschiedenis en context van een digitaal object vast te stellen. Documentatie is de informatie die de metadata aanvult en voldoende informatie geeft om het gebruik van het digitale object door anderen mogelijk te maken. Het is vaak het enige materiaal dat inzicht geeft in hoe een digitale bron is gemaakt en bedoeld.

Metadata


Metadata zijn gegevens die context, inhoud, structuur en vorm van informatie en het beheer ervan door de tijd heen beschrijven.

Het hele digitale archief (e-depot) draait op metadata en van alle acties wordt verslag gedaan door middel van metadata. Metadata worden opgenomen in de information packages bij de digitale objecten (SIP, AIP, DIP) en worden gemanaged binnen de datamanagement functie van het digitaal archief. Metadata strekken zich uit over alle levensfasen van de digitale objecten.

Metadatastandaarden 


Metadatastandaarden omschrijven hoe je gestructureerde en gestandaardiseerde metadata toekent aan een digitaal object. Er zijn verschillende standaarden voor verschillende typen metadata en verschillende domeinen. Voor beschrijvende metadata zijn er bijvoorbeeld de standaarden MODS en Dublin Core. Voor preserveringsmetadata bestaan bijvoorbeeld PREMIS en MIX.

Duurzame toegang wordt makkelijker te garanderen als je de inhoud en diverse typen metadata samen kunt voegen in een enkel pakketje met een duidelijke structuur. Het meest gebruikte framework voor het opslaan van preserveringsmetadata en deze te koppelen aan andere soorten metadata is METS (Metadata Encoding and Transmission Standard). METS dient als container voor metadata, maar de metadata zelf moeten in andere metadataschema’s (zoals Dublin Core, PREMIS, etc.) gecodeerd worden.

Voor overheidsinformatie is het vastleggen van metadata verankerd in archiefwet- en regelgeving. Overheidsorganisaties dienen daarbij een metagegevensschema vast te leggen zoals bedoeld in NEN-ISO 23081-1.

Meer weten?

Metadata en data documentation | Handbook of Digital Preservation.
De (preserverings)metadata

Comments

  1. Joost Salverda

    Waarom en in hoeverre meta-informatie nodig is wordt in dit hoofdstuk prima uitgelegd! Als je dit verhaal aan de bron (in mijn geval overheden) kunt uitleggen, heb je vaak al heel wat gewonnen. Voor overheidsarchief biedt TMLO en TPR een kader voor de vast te leggen metadata met het oog op duurzame toegankelijkheid, maar het kan zijn dat er nog meer relevante metadata wordt meegeleverd. Het is daarom aan te raden om na te gaan of de bron deze metadata als relevant en noodzakelijk aanmerkt voor toekomstig gebruik en/of verantwoording. Ook merk ik dat degenen die met systemen werken vaak nog niet weten wat er ‘onder water’ allemaal nog meer door de systemen wordt vastgelegd. TMLO en TPR zijn volledig te matchen op de eisen die in de Archiefregeling aan permanent te bewaren archiefbescheiden van de overheid worden gesteld. Voor wie het interesseert een hele nuttige exercitie om die match eens te maken. Met behulp van de stof van dit hoofdstuk kun je dan prima uitleggen wat echt noodzakelijk is en waarom.

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.