Metadata en documentatie
TIP
Zorg dat je begrijpt wat je in handen hebt en dat je alle metadata die nodig is voor lange termijn preservering verzamelt, vastlegt en onderhoudt.
Een bewuste omgang met metadata is noodzakelijk voor een succesvol lange termijn behoud van de collectie. Zonder metadatabeleid kan het zijn dat niet alle metadata die nodig is voor lange termijn preservering wordt verzameld, vastgelegd en onderhouden.
Vooral de overdracht van digitale objecten van de archiefvormer/maker naar het digitale archief is een kritieke stap. Een stap waar ongewild veel informatieverlies kan optreden.
Als je een digitaal object binnenkrijgt, bekijk dan de kwaliteit van de bijgeleverde metadata en documentatie en beantwoord de volgende vragen:
- Wat is de herkomst?
Door wie en wanneer is het object gemaakt? Hoe heet het object (titel)?
Hoe goed is het digitale object gedocumenteerd? Begrijp ik waarom, hoe en binnen welke context het is ontstaan? - Hoe is het gemaakt?
Met welke software en hardware is het gemaakt? - Wat mag ik ermee?
Welke rechten rusten er op het digitale object?
In hoofdstuk 1 zagen we al twee voorbeelden van het belang van documentatie en het daarmee vastleggen van perspectieven op een werk. Documentatie is vaak het enige materiaal dat inzicht geeft in hoe een digitaal object is gemaakt en bedoeld, zeker bij kunstwerken.
Vraag je – aan de hand van de meegeleverde metadata en documentatie – af of je begrijpt wat je in handen hebt. Alleen als je daar volmondig ‘ja’ op kunt zeggen, is het digitale object door te geven aan toekomstige generaties. Ga bij twijfel – indien mogelijk – direct terug naar de bron en vraag om opheldering.
Metadata en documentatie door de tijd heen
Deze tip gaat over de pre-ingest. Maar daar houdt het documenteren natuurlijk niet op. Alle acties die vanaf de opname en tijdens het beheer en de preservering van digitale objecten worden ondernomen, moeten vastgelegd worden. Om preservering goed te ondersteunen, is het vaak noodzakelijk om zogeheten metadatastandaarden in te zetten. Zie de paragraaf ‘De preserveringsmetadata‘.
Het jargon
Documentatie
Documentatie is de informatie die een digitaal archief voldoende informatie geeft om de herkomst, geschiedenis en context van een digitaal object vast te stellen. Documentatie is de informatie die de metadata aanvult en voldoende informatie geeft om het gebruik van het digitale object door anderen mogelijk te maken. Het is vaak het enige materiaal dat inzicht geeft in hoe een digitale bron is gemaakt en bedoeld.
Metadata
Metadata zijn gestructureerde gegevens over de significante kenmerken van een informatieobject, die van belang zijn voor het beheer, de preservering, de structuur en representatie, het vastleggen van de herkomst en de toegang en de rechtensituatie van het object.
Het hele digitale archief (e-depot) draait op metadata en van alle acties wordt verslag gedaan door middel van metadata. Metadata worden opgenomen in de information packages bij de digitale objecten (SIP, AIP, DIP) en worden gemanaged binnen de datamanagementfunctie van het digitaal archief. Metadata strekken zich uit over alle levensfasen van de digitale objecten.
Metadatastandaarden
Metadatastandaarden omschrijven hoe je gestructureerde en gestandaardiseerde metadata toekent aan een digitaal object. Er zijn verschillende standaarden voor verschillende typen metadata en verschillende domeinen. Voor beschrijvende metadata zijn er bijvoorbeeld de standaarden MODS en Dublin Core. Voor preserveringsmetadata bestaan bijvoorbeeld PREMIS en MIX.
Duurzame toegang wordt makkelijker te garanderen als je de inhoud en diverse typen metadata samen kunt voegen in een enkel pakketje met een duidelijke structuur. Het meest gebruikte framework voor het opslaan van preserveringsmetadata en deze te koppelen aan andere soorten metadata is METS (Metadata Encoding and Transmission Standard). METS dient als container voor metadata, maar de metadata zelf moeten in andere metadataschema’s (zoals Dublin Core, PREMIS, etc.) gecodeerd worden.
Voor overheidsinformatie is het vastleggen van metadata verankerd in archiefwet- en regelgeving. Overheidsorganisaties dienen daarbij een metagegevensschema vast te leggen zoals bedoeld in NEN-ISO 23081-1.
Het MDTO (Metagegevens Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie) is een toepassingsprofiel voor metadata dat gebruikt kan worden door alle overheidsorganisaties. Het bevordert het uitwisselen van informatieobjecten tussen de verschillende overheidslagen.
Meer weten?
- Metadata en data documentation | Handbook of Digital Preservation.