De uitdagingen waar archiefinstellingen met betrekking tot duurzame toegankelijkheid voor staan zijn groot. Voor overheidsarchieven is er op dat gebied al veel vastgelegd in wet- en regelgeving. Denk aan de bepaling van de goede, geordende en toegankelijke staat van overheidsinformatie, het definiëren en koppelen van metadata en de overdracht van archieven naar een overheidsarchiefinstelling. Hierover heb je in module B al geleerd.

Voor particuliere archieven ligt dat anders. Jij of ik als persoon hoeven ons niet te houden aan de bestaande wet- en regelgeving op het gebied van archivering. Ook de sportvereniging waar je lid van bent staat het vrij te doen met hun informatieobjecten wat ze willen. Archiefinstellingen die particuliere archieven in hun collectie opnemen, zullen daarom nadere afspraken moeten maken met deze particuliere personen of organisaties om de duurzame toegankelijkheid van de digitale informatieobjecten te kunnen waarborgen.

Duurzaam beheer

Voor wat betreft de digitale duurzaamheid van particuliere archieven en collecties speelt er een aantal belangrijke zaken. Omdat – zoals we hierboven al hebben gezien – particuliere archiefvormers niet gehouden zijn aan de Archiefwet en –regelgeving is het niet mogelijk deze partijen te dwingen de basisregels (met name uit de Archiefregeling) op te volgen. Dat betekent dat de mate van digitale duurzaamheid van deze archieven en collecties afhangt van de welwillendheid van de betreffende archiefvormende partij. Zij moeten intrinsiek gemotiveerd zijn (of worden) om deze basisregels toch op te volgen. Dat kan bereikt worden door een goede voorlichting vanuit een archiefdienst die is geïnteresseerd om het digitale archief/collectie uiteindelijk op te nemen in haar collectie.

Je zult dus vooraf in gesprek moeten met de betreffende particuliere partij om afspraken te maken op welke wijze zij hun digitale archief gaan inrichten. Het is daarbij van het grootste belang dat zij begrijpen waarom ze dat zo moeten doen. Dit in tegenstelling tot de analoge situatie waarbij een particuliere partij zijn archieven in een paar bananendozen aan mochten bieden bij een archiefdienst. De medewerkers van de archiefdienst  zorgden dan vervolgens wel voor het op orde brengen van het archief. Achteraf kun je in een digitale wereld veel minder herstellen dan in een analoge wereld.

Hulpmiddelen voor particulieren

Particuliere archiefvormers die hun digitale archief willen overdragen aan een archiefinstelling, kunnen dus gevraagd worden om voorbereidend werk te doen. Welke werkzaamheden een particuliere archiefvormer doet en welke werkzaamheden de archiefinstelling doet, wordt vastgelegd in een overeenkomst. Hier heb je in module B al over geleerd. Zo kan bepaald worden dat de archiefvormer zijn of haar digitale archief zelf al opschoont of bestanden een duidelijke bestandsnaam en ordening geeft.

Ben je een archiefinstelling die digitale particuliere archieven verzamelt? Dan is het essentieel om hier richtlijnen en beleid voor te ontwikkelen, zodat het duidelijk is wat er van de particuliere archiefvormer wordt verwacht. Stel deze ook online beschikbaar. Enkele voorbeelden van bestaande hulpmiddelen zijn:

• De Eerste hulp bij digitaal archiveren voor particulieren van het Nationaal Archief. Dit document biedt basisinformatie over het creëren van duurzame digitale bestanden en het inrichten van een digitaal archief.
• De Richtlijnen bij de overdracht van digitaal particulier archief van het Stadsarchief Amsterdam. Dit document biedt een overzicht van 10 voorwaarden die aan een digitaal particulier archief gesteld worden voor een snelle overdracht en ter beschikking stelling.
• De Toolbox van Project TRACKS. Deze online toolbox bevat handige tips & trics voor het ordenen en beschrijven van digitale informatieobjecten en hoe je je persoonlijke archief zelf online beschikbaar kan stellen.

Ben je een particuliere archiefvormer en wil je op termijn je digitale archief overdragen aan een archiefinstelling? Dan ben je met de cursus Leren Preserveren al goed op weg. Daarnaast kan je verdere voorbereidingen treffen door:

• Bijvoorbeeld bovenstaande handleidingen door te nemen;
• Zo veel mogelijk je digitale archief in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen;
• En onderzoek te doen naar waar jouw digitale archief (inhoudelijk) het beste thuishoort.

Het jargon

Particuliere archiefvormer

Een particuliere archiefvormer is een ieder die informatie creëert, bewerkt en deelt, maar die geen overheidstaak heeft. Dit kunnen jij of ik zijn, een vereniging, het lokale buurthuis of het café waar je graag komt. Voorbeelden van digitale informatieobjecten van een particuliere archiefvormer zijn: werkstukken, foto’s, e-mails, financiële gegevens en  correspondentie met officiële instanties. Als particuliere archiefvormer ben je niet verplicht om je archief op termijn over te dragen aan een archiefinstelling. Ook is de archiefinstelling niet verplicht jouw archief op te nemen.

Particuliere collectievormer

Een particuliere collectievormer is een instelling die niet bij de wet is opgericht, maar wel tot doel heeft om archieven en collecties te bewaren, beheren en beschikbaar te stellen voor huidige en toekomstige generaties. Vaak zijn deze instellingen opgericht vanuit het doel om meer specifieke en maatschappelijke onderwerpen onder de aandacht te brengen. Denk daarbij aan het Internationaal Instituut voor Sociale Geschiedenis (IISG), dat zich specifiek richt op het verzamelen van informatie over de oorsprong, effecten en gevolgen van sociale ongelijkheid. Of denk aan Atria, een archiefinstelling dat zich richt op emancipatie, vrouwengeschiedenis en gender.

Meer weten?

Lees het artikel van Ineke van Hamerveld over de toekomst van archieven van kunstenaars, particuliere verzamelaars, culturele instellingen en bedrijven: Het culturele geheugen van Nederland (pdf, 2016).

Lees de Handreiking Toekomstbestendige archiefinstellingen (pdf, 2016) van de VNG waarin aandacht wordt besteed aan de rol van particuliere archieven in het beleid van overheidsarchiefinstellingen.

Bezoek het Kennisplatform Particuliere Archieven op de website van het Kennisnetwerk Informatie en Archief, en draag bij aan de discussie over het waarborgen van duurzaam toegankelijkheid van particuliere archieven en collecties.