paragraaf

Van zelfevaluatie tot ISO-certificering

voortgang:

 


De spiegel van (zelf)evaluatie

Het is belangrijk dat een digitaal archief de zaken op orde heeft. Daarmee bedoelen we dat er herleidbare processen zijn ingericht om duurzame opslag, duurzaam beheer en duurzame toegang van geselecteerd digitaal erfgoed te waarborgen. Alleen op die manier kan een organisatie informatie meenemen door de tijd heen.
Dát een erfgoedinstelling hiervoor moet zorgen is waarschijnlijk evident, maar hóe je dat dan precies aanpakt is van een hele andere orde. In deze paragraaf nemen we je mee door vijf fasen die je als organisatie kunt doorlopen om de kwaliteit van je archiefbeheer te vergroten. Focus je daarbij vooral op de fase waar jouw organisatie zich nu bevindt.

Vijf fasen

Fase 1: Zelfevaluatie
De eerste stap op weg naar het in kaart brengen van de kwaliteit van het archiefbeheer is het uitvoeren van een zelfevaluatie. Waar sta je nu en welke aandachtspunten en actiepunten levert deze diagnose op?
Een eenvoudig hulpmiddel om zo’n zelfevaluatie uit te voeren is het Scoremodel Digitale Duurzaamheid (ontwikkeld door PACKED en DEN). Deze tool gidst je door een mijnenveld van risico’s en bedreigingen. Aan de hand van een online vragenlijst wordt een rapport opgesteld dat de sterke en zwakke punten van je digitale huishouding in kaart brengt. Waar mogelijk worden ook aanbevelingen gegeven voor het verkleinen van de risico’s.
In de keuzeopdracht van deze module ga je zelf het scoremodel doorlopen.  Je kunt het model namens je instelling invullen of anoniem.

Fase 2: De verkennende fase
De vraag “Ben ik klaar voor een certificeringsproces?” is een hele belangrijke. Het is tenslotte niet verstandig om tijd, moeite en middelen te investeren als je er niet zeker van bent of je aan de certifceringsnormen kunt voldoen. Zoals je uit onderstaand citaat van Beeld en Geluid kunt aflezen, is deze verkennende fase geen fase die van vandaag op morgen klaar is. Tussen zelfevaluatie en certificering kan nog een wereld aan acties van een groot scala aan spelers zitten.
De verkennende fase is misschien wel de belangrijkste fase: de stappen die je doorloopt bij het voorbereiden van een certificeringsproces zijn namelijk bedoeld om jezelf als organisatie – van heel dichtbij – in de spiegel te kijken en om je eigen informatiehuishouding zo goed mogelijk te doorgronden en te professionaliseren.  

Het Data Seal of Approval (DSA) certificaat laat zien dat Beeld en Geluid betrouwbaar en duurzaam werkt en het complexe digitale archiveringsproces aantoonbaar beheerst. Aan de voorbereiding voor het verkrijgen van het certificaat is vanuit de organisatie meerdere jaren en in verschillende afdelingen gewerkt. Het ging hierbij zowel om het vastleggen van beleid en procedures voor digitale duurzaamheid van de audiovisuele collecties, als om het daadwerkelijk inrichten en aanpassen van de systemen, de processen en de werkwijzen | Beeld en Geluid (2016)

Fase 3: DSA-certicering
Als een organisatie voldoende zicht heeft op haar eigen situatie én overtuigd is van de kwaliteit van haar archiefbeheer, kan ze de volgende stap nemen: die naar certificering. Certificering gaat over het meetbaar maken van het vertrouwen dat een digitaal archief werk maakt van duurzame toegang. Na certificering verdient een digitaal archief het stempel Trusted Digital Repository (TDR). Waar een zelfevaluatie puur gericht is op het orde krijgen van de eigen processen, dient certificering daarnaast ook als een signaal naar de buitenwereld dat die processen ook echt op orde zijn.

Het European Framework for Audit and Certification of Digital Repositories beschrijft een ‘drietrapsraket’ voor certificering. De eerste trap is het verkrijgen van het Data Seal of Approval (DSA), een door DANS ontwikkeld datakeurmerk dat in 2009 is overgedragen aan een internationaal bestuur. Het is gebaseerd op het OAIS-model (Reference Model for an Open Archival System).
Er zijn 16 richtlijnen waar een archief aantoonbaar aan moet voldoen. Het gaat daarbij onder andere om het beschrijven en documenteren van werkprocessen zoals de aanpak bij software-, hardware- en datamigratie. Daarnaast moet het archief op een persistente manier verwijzen naar haar digitale objecten met een zogeheten ‘Persistent Identifier‘.
De projectgroep Certificering van het Netwerk Digitaal Erfgoed biedt sinds maart 2017 een Nederlandse vertaling aan van de richtlijnen (pdf). En dat is niet alleen handig als je je oriënteert op certificering, maar ook om gewoon eens door te nemen als instrument voor zelfevaluatie.

Fase 4: Nestor seal 
Het nestor seal bouwt voort op de basiscertifering van DSA en vormt met zijn 34 criteria een volgende trede op de ladder van certificering. De DIN-norm  waarop de toetsing van het ‘nestor zegel’  is gebaseerd, definieert een digitaal duurzaam archief als: “een organisatie (bestaande uit mensen en technische systemen) die verantwoordelijk is voor de duurzame toegankelijkheid van digitale gegevens voor een bepaalde doelgroep, de designated community”. Op basis hiervan dekt deze evaluatie zowel organisatorische als technische aspecten. De focus van de evaluatie ligt op oplossingen die gebruikt worden voor het digitaal archief en niet op de inhoudelijke kwaliteit van de gearchiveerde informatie.

Fase 5: ISO 16363-certificering
De volgende trede op de certificeringsladder is de ISO 16363-certificering, Op dit moment zijn er nog geen digitale archieven die ISO-gecertificeerd zijn volgens ISO-16363.

DSA, Nestor en ISO: de verschillen

In onderstaande tabel staan de verschillen tussen de DSA-certificering, het aanvragen van het ‘nestor zegel’ en ISO-certificering op een rijtje. De toetsing loopt in intensiteit uiteen van een ‘peer review’ van opgeleverde documentatie in het geval van de Data Seal of Approval tot een voorbereid ‘on-site’ bezoek van een extern audit team in het geval van ISO (richtlijn 16363).

 CRITERIA
 AANPAK
 DSA  16  1 peer review
NESTOR (gebaseerd op DIN 31644)  34  2 afzonderlijke peer reviews
 ISO 16363 109  review van de documentatie en een on-site audit
Meer weten?