Archieven, bibliotheken en musea gebruiken al jaren database-systemen om hun collecties (boeken, archiefstukken, objecten) te registreren. In de bibliotheekwereld noemen ze dit een catalogus, de archieven hebben documentmanagementsystemen en musea beschikken over collectieregistratiesystemen. Een ding hebben ze gemeen: het zijn géén digitale archieven, geen preserveringssystemen. Ze bewaren namelijk niet per se de (digitale) objecten zélf, maar vertellen ons vooral dát we ze hebben. Ook zorgen ze er niet voor dat de digitale objecten die ze beheren duurzaam in stand blijven.

Keuzehulp Collectieregistratiesysteem

De ‘Keuzehulp Collectieregistratiesysteem‘ helpt je bij het stellen van de juiste vragen om een collectieregistratiesysteem te kunnen kiezen. De keuzehulp bestaat uit twee delen.

1.  Het eerste deel laat je kijken naar de huidige situatie van je collectieregistratie:
2. Het tweede deel van deze keuzehulp bestaat uit vragen die je kunt stellen tijdens gesprekken met de verschillende softwareleveranciers. Hieruit kun je de vragen kiezen die voor jouw organisatie relevant zijn.

Van collectieregistratie naar preservering

Een preserveringssysteem (e-depot, trusted digital repository) is een systeem dat ervoor zorgt dat digitale informatie integer, betrouwbaar, bruikbaar en voor de lange termijn beschikbaar en toegankelijk wordt gehouden. Denk aan het bewaren van je digitale objecten, registreren van de kenmerken ervan, beheren en uitvoeren van je preserveringsstrategieën, etc. Wil je werk maken van duurzame toegang dan is een preserveringssysteem dus een noodzakelijke aanvulling op je collectiebeheerssysteem. Ook het gegeven dat steeds diverser digitaal materiaal de archieven van erfgoedinstellingen binnenstroomt maakt de keuze voor een preserveringssysteem – met geautomatische verwerking – noodzakelijk.

In deze paragraaf vind je twee cases waarbij organisaties keuzes hebben gemaakt voor zo’n preserveringssysteem.

Vergelijkend warenonderzoek IISG

Het Internationaal Instituut voor Sociale Geschiedenis (IISG) heeft in februari 2017 besloten om Archivematica te gaan gebruiken. Dit is een applicatie die speciaal is gebouwd om een OAIS-conforme levenscyclus (Module A) van digitale objecten te ondersteunen.

De collecties van IISG omvatten archief-, bibliotheek- en audiovisueel materiaal met de nadruk op sociale en emancipatorische bewegingen. Het Instituut beheert meer dan 4.000 archieven, bezit meer dan een miljoen boeken en tijdschriften en ongeveer evenveel items in de afdeling Beeld en Geluid, waaronder posters. De collectievorming van het IISG richt zich in toenemende mate op digitale archieven en onderzoeksdata. Het instituut is op het terrein van de sociaaleconomische geschiedenis een van de grootste datacentra ter wereld.

Na een voortraject waarin een flink aantal softwarepakketten werd vergeleken, ging de keuze uiteindelijk tussen Archivematica en Preservica. Feitelijk zijn deze twee pakketten softwarepakketten waarin andere softwaretools zijn geïntegreerd (als zogenaamde microservices). Denk aan tools voor bestandsformaatidentificatie (zoals Jhove en DROID), virusscanning, normalisering en het maken van SIP’s, AIP’s en DIP’s. Om de keuze tussen Preservica en Archivematica goed te maken, heeft het IISG een uitgebreid vergelijkend warenonderzoek gedaan. In de onderstaande tabel zie je een selectie van de punten waarop de software met elkaar is vergeleken.

	Archivematica	preservica
URL	https://www.archivematica.org/en/	http://preservica.com/
Open source	ja	nee
Gebruiksvriendelijkheid	relatief intuïtief	relatief intuïtief
Taal waarin applicatie is geschreven	Python	Java
Workflows	Gepersonaliseerde workflows	Gaat uit van standaard workflows die naar wens kunnen worden aangepast
Pre-ingest functionaliteiten	ja	nee
Kwaliteit van documentatie	niet altijd even goed vindbaar	uitgebreid en up-to-date
Preserveringsmetadata	ondersteunt METS	eigen XML
Gebruikers in de nabijheid	Regionaal Archief Tilburg	Nationaal Archief en een aantal RHC’s (Regionaal Historisch Centrum)
Onderzoeksdata	standaard dataverse-ondersteuning	geen standaard dataverse-ondersteuning
Stabiliteit	grote, levendige community	gezond bedrijf met grote klantenkring

Tip voor het vergelijken van software

Ga je ook een traject in waarbij je een bepaalde software-oplossing gaat kiezen? Volg dan dé tip van Robert Gillesse, digitale archivaris bij IISG: “De ultieme oplossing bestaat niet”.

De Brabant Cloud

De Brabant Cloud is een mooi voorbeeld van een oplossing-op-maat waarbij het collectiebeheersysteeem is gekoppeld aan een preserveringssysteem.

Brabant Cloud ontsluit alle erfgoedinformatie die nu nog vaak zit opgesloten in versnipperde, lokale database-systemen van de verschillende heemkundekringen, musea, archieven en bibliotheken die Brabant rijk is. Sinds de lancering in 2012 zijn er 35 instellingen aangesloten. Er is een verdienmodel waarbij deelnemende instellingen een bescheiden bijdrage betalen, zodat het project niet alleen van subsidies afhangt.

De Brabant Cloud is een duurzaam erfgoedplatform gebouwd op open source standaarden. Het platform is een doorontwikkeling van Thuis in Brabant, maar dat platform werd gekenmerkt door te weinig openheid. Ze zaten indertijd nog vast aan één leverancier met een gesloten infrastructuur. De Memorix-applicatie waarbinnen de Brabant Cloud draait is de onderliggende infrastructuurlaag waarbinnen:

• collectiebeheer voor de deelnemende instellingen mogelijk is;
• gedigitaliseerd materiaal kan worden opgenomen en beheerd;
• digitaal geboren objecten kunnen worden opgenomen;
• publicatie binnen platforms als Thuis in Brabant, DiMCon en Europeana mogelijk is.

Brabant Cloud biedt voor kleinere instellingen een mooie manier om hun collectie te presenteren. De stappen die de instellingen doorlopen van opnemen via beschrijven naar beschikbaar stellen zijn eenvoudig en duidelijk.

Meer weten?

• Neem een kijkje bij de POWRR Tool Grid v2, een reeks interactieve overzichten van tools die bijdragen aan duurzame toegang. De Tool grid is ontworpen om de praktijkbeoefenaar te helpen bij het identificeren en selecteren van geschikte oplossingen.
• Bekijk het rapport ‘The use of preservation tools amongst Dutch Heritage Institutions‘ (pdf, april 2020). In dit rapport zijn behoeften en hiaten in het gebruik van tools voor (pre)ingest in kaart gebracht. De tools waarmee archiefinstellingen ten tijde van het onderzoek aan het experimenteren waren, staan hieronder. Hoeveel herken je er?