Organisatie
TIP
Zorg dat je de organisatie van duurzame toegankelijkheid niet onderschat.
Digitale duurzaamheid is geen opzichzelfstaande activiteit binnen een organisatie. Je kunt risico’s alleen bestrijden als de organisatie erachter voldoet. Processen, rollen en verantwoordelijkheden moeten duidelijk zijn.
De organisatie van duurzame toegankelijkheid vereist betrokkenheid van verschillende afdelingen, elk met zijn eigen verantwoordelijkheid. Het gaat dan bijvoorbeeld om verantwoordelijkheden die af te leiden zijn uit:
- Duidelijke preserveringsdoelen;
- Goed omschreven preserveringsprocessen;
- Een passend beleid voor personele invulling;
- Een breder kader voor risicomanagement welke:
- de risico’s van beheersmaatregelen voor de systemen, de correcte beschikbaarheid en integriteit van informatie, de toegang tot informatie en de informatiebeveiliging in kaart brengt;
- de risico’s van de fysieke omgeving meeneemt;
- de risico’s op het gebied van bestuur en management (‘good governance’) in ogenschouw neemt;
- rekening houdt met juridische risico’s zoals contracten, licenties en aansprakelijkheid.
- Goed onderbouwde (en beschikbare) budgetten die overeenkomen met de preserveringsdoelen. Financiële duurzaamheid kan ondersteund worden door het gebruik van kostprijsmodellen. Hier leer je meer over verderop in deze module.
Alleen wanneer de organisatie op orde is, wordt duurzaamheidsbeleid uitvoerbaar. Het is belangrijk dat een instelling de organisatie toetst op dit kader voor duurzame toegankelijkheid en werkt aan de invulling van lacunes.
Casus DANS
De volgende tabel geeft een overzicht van de processen in de organisatie van het digitaal archief van DANS-KNAW die bijdragen aan de preserveringsplanning doordat zij de doelgroepen, de technologie, juridische en strategische ontwikkelingen of risico’s bewaken. De onderdelen zijn omschreven in het
Nr.
Proces
Frequentie
Verantwoordelijke
1
De aangewezen doelgroepen van het Archief monitoren op ontwikkelingen die gevolgen kunnen hebben voor het Archief, zoals – gevraagde – veranderingen in de technologieën of bestandsformaten die worden gebruikt.
Dit proces vindt plaats tijdens uitvoerige, vaak spontane contacten met de doelgroepen, bijvoorbeeld bij de verwerving van data, in projecten voor toegepast onderzoek, als lid van Europese onderzoeksinfrastructuren, in pilotprojecten met dataproducenten en tijdens trainings- en adviesactiviteiten. Verder levert de afdeling Research & Innovatie (R&I) bijdragen aan deze monitoractiviteit, zowel aanbodgestuurd (van R&I naar Archief) als vraaggestuurd (van Archief naar R&I).
Dagelijks
Coördinator Archief + Coördinator Research & Innovatie
2
Controleren of alle geprefereerde bestandsformaten van het Archief nog steeds de voorkeur verdienen en of de lijst nog altijd volledig is (gezien de missie en reikwijdte van het Archief). Zo niet:
– Alternatieve formaten analyseren en een nieuw geprefereerd formaat selecteren.
– Alle relevante bestanden migreren van het niet langer geprefereerde formaat naar het nieuwe geprefereerde formaat conform de desbetreffende richtlijnen van DANS.
– De relevante interne en externe documenten updaten.
Regelmatig
Hoofd Preservering + interne werkgroep Preferred Formats
3
De mogelijke impact voor het Archief in kaart brengen van (verwachte) wijzigingen in wet- en regelgeving, met inbegrip van gedragscodes, ook ten aanzien van persoonsgegevens.
Permanent
Juridisch adviseur
4
De systemen van het Archief monitoren.
Deze monitoring wordt uitgevoerd door de ICT-ondersteuning van DANS en door de externe aanbieders van diensten en opslagruimte. Wanneer een storing of defect wordt opgemerkt, wordt de bijbehorende herstelactie uitgevoerd.
Permanent
Coördinator IT Support
5
Mogelijke externe gevaren voor het IT-netwerk monitoren.
Permanent, en jaarlijkse update van beveiligingsbeleid op initiatief van KNAW/I&A
Hoofd Beveiliging
6
Dit preserveringsplan herzien: is het nog up-to-date of is er aanleiding om het aan te passen? Heeft herziening onbedoelde consequenties om rekening mee te houden?
Tweejaarlijks
Coördinator Archief
7
Aanpassen van de meerjarenstrategie van DANS, onder meer ten aanzien van de services (archiefdiensten en anderszins), strategische doelen en aangewezen doelgroepen.
Elke vier à vijf jaar
Directeur DANS