Proeven aan de wegwijzer duurzaamheidsbeleid

Een organisatie met een helder duurzaamheidsbeleid spreekt zich zichtbaar uit voor behoud van en lange termijn toegang tot haar digitale collectie. Belangrijk om de pijlen te richten. Maar hoe belangrijk ook, in de praktijk blijken instellingen die digitale collecties beheren – groot en klein – moeite te hebben met het vastleggen van duurzaamheidsbeleid.

Sociale media en duurzaamheidsbeleid in de praktijk

Het klinkt logisch. Eerst je duurzaamheidsbeleid op orde. Eerst richten en dan archiveren. In de praktijk – zeker bij het archiveren van nieuwe typen digitale informatie zoals sociale media – maak je de brug soms terwijl je eroverheen loopt.

Robert Gillesse, die namens het IISG sociale media archiveert, draait de vraag dan ook graag om: “Ik vraag niet welke rol duurzaamheidsbeleid heeft in sociale media archivering maar welke rol sociale media archivering heeft in duurzaamheidsbeleid? Of beter nog: Is er specifiek duurzaamheidsbeleid nodig voor social media materiaal? Ik denk dat het algemene duurzaamheidsbeleid grotendeels ook de lange termijn bewaring van gearchiveerde social media zou moeten kunnen dekken. Wellicht dat er specifiek bestandsformatenbeleid nodig is. Maar terugkomend op jouw vraag zou ik zeggen dat enige vorm van duurzaamheidsbeleid een voorwaarde is om aan sociale media archivering te doen. Zonder dat is het langdurig bewaren van digitaal materiaal erg lastig”.

Door het opdoen van ervaring met het archiveren van nieuwe typen digitale informatie kun je het duurzaamheidsbeleid voor andere typen informatie ook verbeteren.

De vragen

De Wegwijzer duurzaamheidsbeleid is ontwikkeld om organisaties hierbij te ondersteunen. Dat doet de Wegwijzer door je langs een tiental aandachtsgebieden te leiden die van belang zijn voor duurzame toegankelijkheid. Hieronder staan ze, samen met een aantal vragen die je met behulp van de wegwijzer kunt beantwoorden:

• Authenticiteit
  • Hoe overtuigen wij gebruikers dat de gepreserveerde objecten authentiek, integer en betrouwbaar zijn?
  • Welke informatie over het digitale object hebben de doelgroepen nodig om de authenticiteit van digitale objecten vast te kunnen stellen?
• Digitaal object
  • Wat is onze definitie van het digitale object?
  • Welke digitale objecten maken deel uit van onze collectie?
  • Op welke manieren stellen wij de kenmerken van de digitale objecten uit onze collectie vast?
  • welke afhankelijkheden kennen onze digitale objecten, bijvoorbeeld met betrekking tot afspelen of vertonen?
• Bitpreservering
  • Welke strategieën en maatregelen passen we toe om de digitale objecten in stand te houden?
  • Wat is onze definitie van bitpreservering?
  • Kunnen wij de ‘Levels of Digital Preservation’ van de NSDA gebruiken bij het formuleren van onze definitie?
  • Kunnen wij de Digital Preservation Storage Criteria gebruiken bij het formuleren van onze definitie?
  • Heeft ons digitaal archief zicht op de benodigde bitpreservering niveaus voor de diverse onderdelen van de collectie?
  • Heeft onze organisatie gedefinieerd met welke activiteiten bitpreservering voor de digitale collectie moet worden uitgevoerd?
• Functionele preservering
  • Hoe zorgen wij ervoor dat we informatieobjecten in de toekomst op een authentieke wijze kunnen representeren?
  • Wat is onze definitie van functionele preservering?
  • Heeft onze organisatie een duidelijk idee van de invloed van de technische ontwikkelingen op de lange termijn toegankelijkheid van de digitale collectie?
  • Heeft onze organisatie de risico’s in kaart gebracht voor duurzame toegankelijkheid tot het digitale materiaal?
  • Wat is de relatie tussen bitpreservering en functionele preservering?
• Metadata
  • Heeft onze organisatie vastgesteld welke metadata nodig zijn voor het lange termijn behoud van iedere afzonderlijke collectie?
  • Is de metadata die wordt verzameld en gebruikt in lijn met de geldende standaarden en zijn deze standaarden up to date?
  • Wordt de metadata over het digitale materiaal apart bewaard van het object zelf (bijv. in een database/catalogus) of worden ze samen opgeslagen (embedded)?
  • Heeft onze organisatie een minimum set van vereiste metadata vastgesteld?
• Rechten
  • Is er een wettelijke bewaar -of archiefregeling van toepassing op onze organisatie?
  • Werken wij met privacy-gevoelige data?
  • Heeft onze organisatie contracten of bewaarovereenkomsten met externe producenten/rechthebbenden (nodig)?
• Standaarden
  • Gebruikt onze organisatie standaarden voor digitale preservering?
  • Monitoren wij de publicatie of de wijzigingen van standaarden?
  • Doen wij actief mee aan het opstellen van standaarden en zo niet, zijn we dat van plan?
• Organisatie
  • Wat heeft onze organisatie nodig om de uitdaging van duurzame toegankelijkheid op te pakken?
  • Wat is financieel en organisatorisch haalbaar?
• Toegang
  • Wat is onze definitie van toegang?
  • Op welke manier(en) willen wij de digitale objecten beschikbaar maken?
  • Wil onze organisatie verschillende omgevingen binnen de gebruikersgroepen ondersteunen?
  • Heeft onze organisatie voldoende informatie over de beste omgeving om het digitale object te kunnen tonen?
  • Hoe definiëren wij de beste omgeving?
  • Hebben wij een helder beeld hebben van de essentiële kenmerken van de digitale objecten?
  • Hebben wij zicht op de invloed van technologische wijzigingen op de presentatie-omgeving?
• Certificering
  • Heeft onze organisatie voldoende zicht op de huidige manier waarop jullie de digitale collecties beheren?
  • Zijn er herleidbare processen ingericht om duurzame opslag, duurzaam beheer en duurzame toegang van geselecteerde digitale objecten te waarborgen?
  • Heeft onze organisatie het voornemen om geaudit te worden en uiteindelijk een certificaat te halen? Zo ja, op welke termijn?