TIP

Wil je dat gebruikers van jouw collectie digitale objecten kunnen vinden, tonen en begrijpen? Denk dan goed na over de doelgroep(en), de zoekfaciliteiten en de benodigde begrijpelijkheid en bruikbaarheid van de getoonde informatie. Vergeet ook niet om de toegangsrechten op orde te hebben.

Toegang gaat over de processen waarmee de doelgroep in het digitaal archief digitale objecten zoekt en aanvraagt, en omvat de manieren waarop de aangevraagde informatie wordt gepresenteerd. Het informatiepakket dat door de gebruiker opgevraagd en bekeken wordt heet een DIP (Dissemination Information Package, zie ook Module A).

Of het verkrijgen van toegang een – voor de gebruiker – succesvolle exercitie is, hangt af van:

• De definitie van de doelgroep
  De gedefinieerde doelgroep (‘Designated Community’ in het Engels) is een geïdentificeerde groep belanghebbenden, waarvoor de collectie van een instelling bedoeld is en die in staat moet zijn om een bepaalde set van informatie te begrijpen. De gedefinieerde doelgroep kan bestaan uit meerdere groepen. Het kan bijvoorbeeld naast de (eind)gebruikers van de collectie ook gaan om de donoren.
• De zoekfaciliteiten en de vindbaarheid
  De zoekfaciliteit waarmee gebruikers naar objecten zoeken, moet gebruikersvriendelijk en intuïtief zijn ingericht. Digitale objecten moeten voorzien zijn van relevante metadata. Daarmee kan een gebruiker de objecten namelijk vinden.
• De bruikbaarheid van de zoekresultaten
  Het zoekresultaat moet bruikbaar zijn. Een voorbeeld hiervan is het behoud van essentiële kenmerken. Als de preservering niet leidt tot het behoud van kenmerken die relevant zijn voor de gebruiker, is er sprake van een schadelijke mismatch tussen preservering en bruikbaarheid.
• De begrijpelijkheid van de zoekresultaten
  Het zoekresultaat moet leesbaar en begrijpelijk zijn. Zo beschikt elke groep over zijn eigen basiskennis (‘Knowledge Base’ in het Engels) die nodig is om de informatieobjecten te begrijpen. De donor van materiaal, bijvoorbeeld een designer die bekend is met diverse ontwerpsoftware, beschikt over andere basiskennis dan een scholier of student. Dit heeft gevolgen voor de preservering en de wijze waarop toegang wordt geboden.

Unieke identificatiecodes voor vindbaarheid

Je kunt digitale objecten en de bijbehorende representatie-informatie vinden en onderscheiden door er een unieke identificatiecode aan toe te kennen. En dat is essentieel. Het zou tenslotte niet best zijn voor het vertrouwen in een digitaal archief als verschillende unieke digitale objecten zouden worden verwisseld.

Het toekennen van unieke codes vindt plaats op drie niveaus:

• Vindbaarheid binnen de organisatie
  Als een digitaal object wordt opgenomen, ken je er een uniek nummer of een unieke code aan toe. Hier kun je gewoon nog gebruikmaken van interne unieke codes die buiten de organisatie niet worden gehanteerd.
• Vindbaarheid buiten de organisatie
  Wil je nog een duurzaamheidstrede hoger? Dan geef je je digitale object een ‘unieke verwijzing’ waarnaar door externen verwezen kan worden. Hier wordt een URI voor gebruikt.
• Duurzame toegankelijkheid
  In de volgende fase zorg je er niet alleen voor dat er naar het digitale object verwezen kan worden, maar dat de verwijzing ook nog eens duurzaam blijft op de lange termijn. Ook als het object verhuist, blijft de koppeling bestaan. Dat is ‘toekennen van unieke identificatiecodes voor gevorderden’. Elders in Module C kan je meer lezen over deze zogeheten persistent identifiers (PIDs).
  Collectiebeheerssystemen, documentmanagementsystemen en preserveringssystemen beschikken standaard over een voorziening om unieke referentie-informatie toe te voegen. Dus als je zo’n systeem hebt, hoef je dit als erfgoedinstelling niet zelf te bedenken.
• Duurzame toegankelijkheid per sector
  Het belang van unieke identificatiecodes voor vindbaarheid wordt door verschillende sectoren en voor verschillende digitale objecten met net andere woorden en termen omarmd. Een drietal voorbeelden:
  • Wetenschappelijke onderzoeksdata
    Voor wetenschappelijke onderzoeksdata zijn de zogeheten FAIR-principes in gebruik. F staat hierbij voor Findable (vindbaar). Om vindbaar te zijn, is het toekennen van een persistent identifier noodzakelijk. Daarnaast zijn rijke metadata noodzakelijk, moeten de metadata in een doorzoekbare bron zijn opgeslagen en moet de persistent identifier in de metadata zijn opgenomen.
  • Archiefstukken in rijksarchiefinstellingen
    Voor rijksarchiefinstellingen gelden ‘De tien principes van MARA‘. Principe 6 geeft hierbij aan dat data en metadata persistent geïdentificeerd moeten zijn.
  • Digitale objecten bij overheidsorganisaties
    In alle verschillende gestandaardiseerde metadatamodellen die de afgelopen jaren tot ontwikkeling zijn gekomen bij overheid is het verplichte element ‘Identificatiekenmerk’ aanwezig, gedefinieerd als een Uniek kenmerk van een record. Ook in de in de standaard Metagegevens Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie (MDTO) is dit element terug te vinden.

De toegangsrechten

De rechten bepalen wat een instelling wel en niet met zijn collectie mag doen, ook bij de fase van toegang. Toegang tot digitale informatie kan – bijvoorbeeld door (inter)nationale wetgeving – worden beperkt door digitale rechten. Denk aan auteursrecht, openbaarheid en bescherming van privacy-gevoelige informatie. Ook kan er sprake zijn van contractuele bepalingen. Zo kan er binnen het contract met de donor vastgelegd zijn welke eisen er aan de preservering gesteld worden en in welke vorm digitale objecten raadpleegbaar gemaakt mogen worden. Andersom kan de instelling aan de donor vragen om digitale objecten en metadata binnen bepaalde voorwaarden en standaarden aan te leveren.

Toegangsrechten kunnen van toepassing zijn op een deel van de gebruikersgroepen (bijvoorbeeld gebruikers die lid zijn van een bibliotheek hebben toegang tot bepaalde collecties) of op specifieke collecties. Door de jaren heen moeten de digitale rechten gehandhaafd blijven in een veranderende omgeving. Het is belangrijk voor de reputatie van de organisatie dat zij hieraan voldoet. Daarom is het belangrijk dat een organisatie een beleid heeft waarin beschreven is welke rechten relevant zijn en hoe de organisatie met deze rechten omgaat. De voorwaarden en geldende rechten moeten tijdens het opname- en beheerproces correct gedocumenteerd worden. Bij de toegang kunnen dan de relevante bepalingen toegepast worden.

Een organisatie kan de toegang en het gebruik van de digitale collectie beperken door:

• content alleen raadpleegbaar te maken binnen de muren van de instelling;
• digitale objecten met een wachtwoord te beveiligen;
• materiaal onder een embargo te plaatsen;
• afspraken over maatregelen vast te leggen in een bewaarovereenkomst.

CASUS: Opt-out aanpak webarchivering KB

Om te voorkomen dat het archiveren van websites blijft steken in langdurige administratieve handelingen heeft de KB voor een meer pragmatische benadering gekozen, de opt-out aanpak. Deze aanpak veronderstelt een impliciete toestemming voor webarchivering. Aan de beheerders van websites wordt een bericht gestuurd waarin is aangegeven dat de KB de betreffende site uit erfgoedoverwegingen wil gaan harvesten, archiveren en openbaar maken. Daarbij wordt er een termijn gegeven waarbinnen men toestemming kan weigeren. Blijft weigering uit, dan wordt dit beschouwd als een impliciete of stilzwijgende toestemming.

Zie: Juridische aspecten bij webarchivering van de KB