OAIS in de praktijk
Het OAIS-model is een referentiemodel voor het inrichten van een archief dat zich richt op duurzame toegang. Organisaties gebruiken het model als raamwerk bij het inrichten van hun eigen systeem op het niveau van functies en processen. Hoe geef je de contacten met de donoren van archieven en objecten vorm en zorg je voor een goede voorbereiding en overdracht? Hoe zorg je dat het materiaal goed voorbereid wordt voor verwerking, zodat het aan relevante eisen voldoet? Hoe richt je je systeem in als het gaat om opname, opslag, preservering en toegang? Welke preserveringssoftware kies je daarvoor en voldoet deze aan de standaarden? Voldoet de gekozen e-depotoplossing?
Deze paragraaf laat een aantal voorbeelden zien. Het Zeeuws Archief voerde in 2016 een pilot uit, die de keuzes inzichtelijk maakt. Het IISG startte in 2017 met het ontwikkelen van zijn e-depot in de open-source applicatie Archivematica en verwierf in 2020 een Core Trust Seal certificatie voor zijn e-depot. Met deze certificering laat je zien dat je alle processen die te maken hebben met de zorg voor duurzame toegankelijkheid op orde hebt (hier leer je meer over in module C van deze cursus). Het voorbeeld van de archivering van het audiovisuele materiaal van de Tweede Kamer bij Beeld en Geluid laat zien hoe OAIS als referentiemodel gebruikt wordt, wanneer een instelling die verantwoordelijk is voor materiaal de preservering uitbesteedt aan een partij die daarvoor beter toegerust is.
Workflowtool voor IISG
In de onderstaande slides zie je twee screenshots van de open-source applicatie Archivematica die in maart 2017 wordt uitgetest binnen IISG. Je kunt de termen uit het OAIS-model er direct in herkennen. En ook zie je de gebruikte metadatastandaarden voor de preserveringsmetadata terug.
Door een workflow zoveel mogelijk te automatiseren, verbetert zowel de kwantiteit (aantal items dat opgenomen kan worden) als de kwaliteit van opname, beheer en toegang. De benodigde kwaliteitschecks worden namelijk volgens een bepaald schema afgewerkt en dat maakt het makkelijker om alle benodigde stappen op te volgen.
In module C lees je hoe IISG tot de keuze van Archivematica is gekomen als we de keuze voor collectieregistratie- en preserveringssoftware behandelen.
Pilot in Zeeland
Door werkelijk de voeten in de (Zeeuwse) klei te zetten, hebben informatiebeheerders aan beide kanten geleerd wat er bij komt kijken en waar de hobbels zitten | De pilot e-depot Zeeland (2016)
Van september 2015 tot en met februari 2016 hebben de provincie Zeeland en het Zeeuws Archief samen een pilot uitgevoerd (pdf) met het inventariseren, selecteren, gereedmaken, metadateren, invoeren en weer terugvinden van digitaal geboren materiaal. Centraal stond het opdoen van ervaring met het hele proces van inventarisatie van informatie, metadatering, exports en SIP’s maken tot en met invoer in het digitale archief (via de applicatie Preservica) en het testen van alle mogelijke procedures. Het digitale materiaal dat werd gekozen voor de pilot betrof het project ‘Aanpassing van de turborotonde N254 te Middelburg’. Het ging in de pilot om twee hoofddossiers met daarin documenten aangemaakt in Document Management Systeem (DMS) Corsa, technische tekeningen uit AutoCAD, ondergronden, landmeetkundige data, e-mail, Excel-sheets etc. Het betrof de bestandstypen pdf, msg, dwg, xls, db, sdbx en xml.
Bij het uitvoeren van een dergelijke pilot worden de verschillen tussen theorie en praktijk al snel duidelijk. De praktijk van metadatering matcht bijvoorbeeld niet direct met de gewenste metadatastandaard MDTO en metadatamapping (het vinden van relaties tussen de metadata van de instelling en die van de standaard en het transformeren van die metadata naar de standaard) is een ingewikkeld proces. Het Zeeuws Archief concludeert verder dat archieven meer samen zouden moeten optrekken met leveranciers van DMS-en en andere applicaties om hen te bewegen de ontwikkelingen op het gebied van digitale archivering beter te volgen.
Door steeds verbinding te maken tussen theorie en praktijk, kunnen beide naar elkaar toegroeien. De theorie voedt de praktijk en de praktijk voedt de theorie.
Videotulen Tweede Kamer
De case ‘Archivering van het audiovisuele materiaal van de Tweede Kamer bij Beeld en Geluid’ is een voorbeeld van functionele scheiding. Dat wil zeggen dat de instelling die verantwoordelijk is voor een archief, één of meerdere functies uitbesteedt aan een instelling die daar beter in is. In dit geval gaat het om de videotulen van de Tweede Kamer. Het Nationaal Archief is verantwoordelijk voor het duurzaam toegankelijk beheer hiervan. Maar omdat Beeld en Geluid hiervoor de gevraagde expertise en voorzieningen bezit, worden preservering en voor een deel de toegang uitbesteed aan Beeld en Geluid. Dit noemen we ook wel ‘preservation in place’. In de toekomst zullen we steeds meer samenwerkingen zien die gebaseerd zijn op functionele scheiding en ‘preservation in place’. Doordat daarbij OAIS als referentiemodel gebruikt wordt, worden de eisen aan duurzame toegankelijkheid geborgd. Ook kunnen door uitbesteden en samenwerking, en de dienstverleningsovereenkomsten die daar onderdeel van zijn, kosten beheerst en inzichtelijk gemaakt worden.
Het jargon
Digitaal archief
Een digitaal archief is een systeem (hardware en software), met bijbehorende processen en ondersteuning (mensen en middelen), dat informatie in diverse vormen (bijvoorbeeld tekst, datasets, beeld of geluid) en formaten opneemt, ontsluit en duurzaam bruikbaar houdt.
Voor de term ‘digitaal archief’ zijn vele synoniemen in omloop zoals digital repository, institutioneel repository, e-depot, digitale archiefbewaarplaats, digitaal magazijn, etc.
Metadatamapping
Metadatamapping is het vergelijken van de metadata(velden)structuur van de ene database/applicatie met die van de andere met als doel deze ‘passend’ te maken, bijvoorbeeld omdat je metadata van de ene database over wilt zetten naar de andere of omdat je twee of meer databases wilt koppelen. Het doel van metadatamapping is het bevorderen van de toegankelijkheid van informatie en van de uitwisseling van informatie tussen organisaties.
Een map in het netwerk voldoet ook aan de definitie: een digitaal archief is een systeem (hardware en software), met bijbehorende processen en ondersteuning (mensen en middelen), dat informatie in diverse vormen (bijvoorbeeld tekst, datasets, beeld of geluid) en formaten opneemt, ontsluit en duurzaam bruikbaar houdt. In die zin heeft elke organisatie eigenlijk al vanaf het begin van het huidige millennium een digitaal archief. In hoeverre voldoet dit systeem niet en welke maatregelen zou je kunnen en moeten nemen om ‘echt’ een erfgoedwaardig digitaal archief te hebben? Certificering lijkt me daarvoor overkill behalve als je de duurzame bruikbaarheid uit besteedt. Dan wil je graag een gecertificeerde partij. Aan de andere kant: de KB is zo’n gecertificeerde partij die materiaal uit Metamorfoze beheert, maar dat materiaal is voor de collectiebeheerder niet ontsloten en niet bruikbaar.