Welke eigenschappen van een informatieobject zijn belangrijk om duurzaam te bewaren? Wat moet er precies blijven bestaan? Wat zijn nou echt dé essentiële kenmerken? Je antwoord op deze vraag hangt nogal af van de reden waarom je het informatieobject duurzaam toegankelijk wilt houden.

Stel, je werkt voor een archiefinstelling en je bewaart belastingaanslagen, vergunningen en andere stukken waarvan het zeer belangrijk is dat de informatie klopt: voor recht- en bewijszoekende burgers en bedrijven en voor de maatschappij als mogelijk digitaal erfgoed. In dit geval is het van groot belang dat de inhoud van de informatie klopt, maar de vorm waarin deze wordt weergegeven is wellicht minder belangrijk. Werk je echter bij een organisatie die digitale kunst bewaart en ter beschikking wil blijven stellen, dan is de vorm wel degelijk van groot belang. De vorm is dan onlosmakelijk verbonden met de inhoud. In het laatste geval zijn de essentiële kenmerken een stuk complexer dan in het eerste geval. De conservator van digitale kunst moet heel wat doen om ervoor te zorgen dat het resultaat trouw blijft aan de bedoeling van de maker. Wat de essentiële kenmerken zijn, is dus niet absoluut. Het is dan ook het documenteren waard met welk doel het informatieobject voor de lange termijn toegankelijk wordt gehouden.

Essentiële kenmerken kunnen worden gegroepeerd in categorieën zoals:

@ inhoud
@ context (metadata)
@ uiterlijk (bijvoorbeeld opmaak, kleur)
@ gedrag (bijvoorbeeld interactie functionaliteit)
@ structuur (bijvoorbeeld paginering, secties)

Nieuwsgierig? In de opvolgende twee paragrafen geven we voorbeelden van de essentiële kenmerken van een CAD-bestand en van een op software gebaseerd kunstwerk.

Preservation intent

De basis voor het vaststellen van essentiële kenmerken is de preservation intent. Deze beschrijft waarom een instelling bepaalde digitale objecten opneemt en welke informatie binnen het verzamelbeleid van belang is te behouden. Het verduidelijken van de preservation intent is verbonden met opstellen van duurzaamheidsbeleid.

Volgens Claudia Roeck (PhD-kandidaat op het gebied van ‘Architectural Heritage and Conservation’) is het doel van duurzame toegang het bewaren van de essentiële kenmerken van een werk. Het gaat om het bewaren van het effect, de ervaring, de bedoeling van een werk, om zodoende het verschil tussen wat je waarneemt en wat de oorspronkelijke bedoeling was zo klein mogelijk te maken. De technologische handelingen die je moet (blijven) doen om dit te bereiken zijn hier ondergeschikt aan.  

Het jargon

Essentiële kenmerken

---

De essentiële kenmerken (in het Engels ‘significant properties’) van een informatieobject zijn die eigenschappen die haar uiterlijk, gedrag, de kwaliteit en bruikbaarheid bepalen en die moeten worden gepreserveerd om het digitale object in de tijd toegankelijk en betekenisvol te houden.

Preservation intent

---

In de preservation intent omschrijven organisaties waarom bepaalde digitale objecten zijn opgenomen in de collectie en wat de essentiële kenmerken zijn die gepreserveerd moeten worden om de informatieobjecten te kunnen blijven gebruiken voor de doeleinden waarvoor deze verzameld zijn.

Meer weten?

• Een door het Internet Archive bewaarde pagina van JISC (die niet meer te vinden is via de site van JISC zelf) is de bron voor onze definitie van essentiële kenmerken.
• De National Library of Australia heeft een aantal voorbeelden verzameld waarin de preservation intent wordt omschreven.  
• Lees dit Engelstalige artikel in D-Lib Magazine over het belang van het verduidelijken van de preservation intent.