paragraaf

OAIS in de praktijk

paragraaf Progress:

Het OAIS-model doet dienst als raamwerk voor softwareleveranciers die pakketten bouwen voor duurzame toegang. Het werkproces (de workflow) dat binnen dergelijke software is ingericht, ondersteunt de levenscyclus van digitale objecten. In deze paragraaf staan twee praktijkvoorbeelden.

Workflowtool voor IISG

In de onderstaande slides zie je twee screenshots van de open-source applicatie Archivematica die in maart 2017 wordt uitgetest binnen IISG. Je kunt de termen uit het OAIS-model er direct in herkennen. En ook zie je de gebruikte metadatastandaarden voor preserveringsmetadata terug.
Door een workflow zoveel mogelijk te automatiseren, verbetert zowel de kwantiteit (aantal items dat opgenomen kan worden) als de kwaliteit van opname, beheer en toegang. De benodigde kwaliteitschecks worden namelijk volgens een bepaald schema afgewerkt en dat maakt het makkelijker om alle benodigde stappen op te volgen.

In module C kun je lezen hoe IISG tot de keuze van Archivematica is gekomen.

Pilot in Zeeland

Door werkelijk de voeten in de (Zeeuwse) klei te zetten, hebben informatiebeheerders aan beide kanten geleerd wat er bij komt kijken en waar de hobbels zitten |  Pilot e-depot Zeeland (2016)

Van september 2015 tot en met februari 2016 hebben de provincie Zeeland en het Zeeuws Archief samen een pilot uitgevoerd (pdf) met het inventariseren, selecteren, gereedmaken, metadateren, invoeren en weer terugvinden van digitaal geboren materiaal. Centraal stond het opdoen van ervaring met het hele proces van inventarisatie van informatie, via metadatering, exports en SIP’s maken tot en met invoer in het digitale archief (via de applicatie Preservica) en het testen van alle mogelijke procedures. Het digitale materiaal dat werd gekozen voor de pilot betrof het project ‘Aanpassing van de turborotonde N254 te Middelburg’. Het ging in de pilot om twee hoofddossiers met daarin documenten aangemaakt in Document Management Systeem (DMS) Corsa, technische tekeningen uit AutoCAD, ondergronden, landmeetkundige data, e-mail, Excel-sheets etc. Het betrof de bestandstypen pdf, msg, dwg, xls, db, sdbx en xml.

Bij het uitvoeren van een dergelijke pilot worden de verschillen tussen theorie en praktijk al snel duidelijk. De praktijk van metadatering matcht bijvoorbeeld niet direct met de gewenste metadatastandaard TMLO en metadatamapping (het vinden van relaties tussen de metadata van de instelling en die van de standaard en het transformeren van die metadata naar de standaard)  is een ingewikkeld proces. Het Zeeuws Archief concludeert verder dat archieven meer samen op zouden moeten trekken naar leveranciers van DMS-en en andere applicaties om hen te bewegen de ontwikkelingen op het gebied van digitale archivering beter te volgen.

Door steeds verbinding te maken tussen theorie en praktijk, kunnen beiden naar elkaar toegroeien. De theorie voedt de praktijk en de praktijk voedt de theorie.

 

Het jargon

Digitaal archief


Een digitaal archief is een systeem (hardware en software), met bijbehorende processen en ondersteuning (mensen en middelen), dat informatie in diverse vormen (bijvoorbeeld tekst, datasets, beeld of geluid) en formaten opneemt, ontsluit en duurzaam bruikbaar houdt.

Voor de term ‘digitaal archief’ zijn vele synoniemen in omloop zoals digital repository, institutioneel repository, e-depot, digitale archiefbewaarplaats, digitaal magazijn, etc.

Metadatamapping


Metadatamapping is het vergelijken van de metadata(velden)structuur van de ene database/applicatie met die van de andere met als doel deze ‘passend’ te maken, bijvoorbeeld omdat je metadata van de ene database over wilt zetten naar de andere of omdat je twee of meer databases wilt koppelen. Het doel van metadatamapping is het bevorderen van de toegankelijkheid van informatie en van de uitwisseling van informatie tussen organisaties.

Dit is het einde van hoofdstuk 3. Ga verder naar de toets