The first line of defense against loss of valuable digital information rests with the creators, providers and owners of digital information | Waters and Garrett (pdf, 1996)

In hoofdstuk 2 maakte je kennis met onze hoofdrolspeler: het informatieobject. Als de tijd stil stond, dan hadden we het bij dat hoofdstuk kunnen laten. Maar dat is natuurlijk niet het geval. Voor ieder digitaal object dat wordt geboren, start een unieke levenscyclus en vanaf zijn geboorte zet de veroudering onherroepelijk in.

Al bij (het plannen van) de geboorte van een digitaal object worden er allerhande keuzes gemaakt die van invloed zijn op de houdbaarheid van informatie. Welke soft- en hardware gaat de maker gebruiken om digitale objecten mee te creëren? Hoe gaat hij de ontstaansgeschiedenis documenteren? Idealiter houdt de producent van een digitaal object al bij voorbaat rekening met een bepaald niveau van hergebruik. Als digitaal archief is het dan ook zaak de contacten met de maker warm te houden en de pijlen gezamenlijk te richten op duurzame toegang. In module B leer je hoe je dit soort contacten om kunt zetten in afspraken.

Levenscyclusmodellen

Levenscyclusmodellen bieden een handig hulpmiddel om overzicht te krijgen en houden over de verschilende levensfasen van digitale objecten en de maatregelen die nodig zijn om informatieverlies te voorkomen. Zo maakt het DCC curation lifecycle model (pdf) (zie onderstaande illustratie) in een meerlagenmodel inzichtelijk hoe de verschillende levensfasen van digitale objecten zich tot elkaar verhouden en welke acties collectiebeheerders zouden moeten uitvoeren om digitale objecten te beheren en behouden.

Het model onderkent verschillende typen acties:

• acties voor de levenscyclus
  acties die gedurende de gehele levenscyclus aandacht behoeven, zoals het up-to-date houden van de representatie-informatie en het actief participeren in de ontwikkeling van standaarden, software en tools om zo duurzame toegankelijkheid te beïnvloeden en bevorderen;
• acties voor de levensfasen
  acties die direct volgen uit de opeenvolgende levensfasen (donkerrode cirkel in illustratie);
• incidentele acties
  acties die slechts zo nu en dan hoeven te worden uitgevoerd, zoals migratie naar nieuwe bestandsformaten en vernietiging.

Een groot deel van de termen die in het DCC lifecycle curation model worden gebruikt, zal gaandeweg dit hoofdstuk duidelijk worden. Voor nu gaat het er meer om dat je voor jezelf bedenkt óf en zo ja, hóe zo’n levenscyclusmodel zou kunnen bijdragen aan duurzame toegankelijkheid binnen jouw instelling.

Model voor duurzame toegang

Naast de levenscyclusmodellen is er het OAIS-model, dat het kader aangeeft voor de inrichting van een digitaal archief, dat gericht is op het bieden van duurzame toegang. Het model sluit ook aan bij de levenscyclus. Het beschrijft de omgeving van de producenten van de archieven, de verantwoordelijkheden van de collectionerende instelling voor de duurzame toegang en de aangewezen gebruikersgroepen. Het model beschrijft ook de functies voor het duurzaam toegankelijk houden, zoals ‘ingest’, ‘archival storage’, ‘preservation planning’ en ‘access’. Verder beschrijft het OAIS-model voor ‘Reference model for an Open Archival Information System’ de informatie-eenheden die hierbij betrokken zijn, de metadata en de informatiepakketjes.

Het jargon

Digitaal archief

---

Een digitaal archief is een systeem (hardware en software), met bijbehorende processen en ondersteuning (mensen en middelen), dat informatie in diverse vormen (bijvoorbeeld tekst, datasets, beeld of geluid) en formaten opneemt, ontsluit en duurzaam bruikbaar houdt.

Voor de term ‘digitaal archief’ zijn vele synoniemen in omloop zoals digital repository, institutioneel repository, e-depot, digitale archiefbewaarplaats, digitaal magazijn, etc.

Informatieobject

---

Het informatieobject is het bestand dat getoond wordt na een juiste representatie van het digitale object.

Ingest

---

Ingest is het opnemen van een digitaal object in een archief dat zich richt op het duurzaam opslaan, beheren en toegankelijk houden van het geselecteerde materiaal.

Meer weten?

• Bekijk de lifecycle FAQ van DCC.
• Er zijn vele levenscyclusmodellen in omloop die speciaal zijn afgestemd op de behoeften van een bepaalde gebruikersgroep. In versie 1.0 (PDF) van het CEOS-overzicht ‘Data Lifecycle Models and Concepts’ werden in 2010 nog 9 levenscyclusmodellen genoemd. In versie 1.2 (DOCX) uit 2012 staan maar liefst 55.