Opslagmedia, software, hardware en besturingssystemen zijn op elkaar afgestemd. Voor een juiste representatie van een digitaal object moet de combinatie van alle vier kloppen. Nieuwe versies van alle variabelen volgen elkaar echter in hoog tempo en informatieverlies ligt steeds op de loer.  

Opslagmedia

Of het nou om CD-roms, USB-sticks, harde schijven, floppydisks of (external) hard drives gaat, de houdbaarheid van fysieke dragers van digitale informatie is vaak korter dan we denken. Bekijk deze infographic en je weet genoeg! Een echt duurzaam opslagmedium bestaat (nog) niet.

Uit een onderzoek uit 2020 van het Netwerk Digitaal Erfgoed (pdf) blijkt dat bijna 80% van de ondervraagde erfgoedinstellingen fysieke dragers in de collectie heeft waarop digitale data staan die nog niet duurzaam toegankelijk zijn gemaakt binnen een digitaal archief. Dit komt bij organisaties van iedere omvang en binnen ieder domein voor.

De volgende 10 typen dragers zijn het grootst in aantal en komen bij de meeste erfgoedinstellingen voor:

• Magnetische dragers
  Externe harde schijf,  Interne harde schijf, Tapes, Cassettes, Diskettes
• Optische dragers
  Dvd, CD-ROM, Audio-cd
• Elektronische dragers
  USB sticks, SD-kaarten

Al deze typen dragers zijn door de Bit List Jury van The Digital Preservation Coalition genomineerd als Endangered of Critically Endangered. Voor eerste hulp bij het voorkomen van uitsterven van informatie op bedreigde dragers kun je deze wiki bezoeken.  

Software 

Voor het maken van tekstdocumenten, websites, databases, foto’s, 3D-modellen en films gebruiken we software. Softwareontwikkelaars houden de vaart erin en brengen regelmatig nieuwe versies van hun producten uit. Het is niet vanzelfsprekend dat de nieuwe software het gebruik van files die gemaakt zijn met eerdere softwareversies ondersteunt (compatibiliteit). En sommig softwarepakketten verdwijnen zelfs helemaal van het toneel. Ook brengen softwareontwikkelaars regelmatig nieuwe versies van besturingssystemen uit. En dat is zo’n beetje het belangrijkste stukje software dat er op je device draait.

Digitale informatie bestaat in allerlei soorten en maten. Denk aan beeld, video, audio, tekst, 3D-modellen, technische tekeningen enzovoort. Afhankelijk van de te representeren informatie is er voor de verschillende informatiesoorten eigen software met bijbehorende bestandsformaten ontwikkeld.  Die bestandsformaten variëren enorm in complexiteit en lagen van informatie. Uiteindelijk draait software alleen in een specifieke omgeving waar ook de hardware toe behoort. Je hoeft maar een blik op je mobiel of tablet te werpen (of op de foto hierboven) om je te realiseren dat hardware zichzelf ook steeds vernieuwt.

Leren preserveren – informatie door de tijd heen meenemen, zoals het Nationaal Archief dat noemt  – is het leren oprekken van de houdbaarheidsdatum.

Ook cloudopslag is beperkt houdbaar 

Cloudopslag is een dienst waarbij je data tegen bepaalde voorwaarden en eisen, tegen bepaalde kosten worden opgeslagen. De dienstverlener is verantwoordelijk voor de veilige opslag van data volgens de contractbepalingen. Bij opslag ‘in de cloud’ is het fysieke medium wat minder tastbaar dan bij een CD-ROM, external hard drive of USB-stick.  Bij cloudopslag wordt het risico van de opslag meer gespreid. Maar de houdbaarheid wordt mede bepaald door  de houdbaarheid van de leverancier. Het is belangrijk deze te beoordelen.

Uit de tijd

Onderstaand filmpje laat zien welke effecten verouderde besturingssystemen, software en hardware ook hebben: lachende kinderen : -) Als je dit filmpje bekijkt, vraag je dan eens het volgende af: waar kijkt de volgende generatie later van op? Wat vinden zij dan hopeloos ouderwets? En vertelt jou dat nu al iets over de uitdagingen in duurzame toegang voor de toekomst? Laat het weten in de comments.

Het jargon

Besturingssysteem

---

Een besturingssysteem (ook wel afgekort als OS van Operating System) is het belangrijkste stukje software dat er op je device draait. Het wordt na het opstarten van een computer in het geheugen geladen en stuurt alle software en hardware op jouw device aan. Het stelt je in staat om de interactie met je device aan te gaan. Meestal draaien er meerdere applicaties (apps) tegelijkertijd en die concurreren allemaal om geheugen, opslagruimte en de centrale processor (CPU). Het besturingssysteem coördineert dat proces. De belangrijkste twee besturingssystemen zijn Microsoft Windows en Mac OS X voor computers en Google Android en Apple iOS voor mobiele devices. Deze laatste besturingssystemen zijn ontworpen voor interactie met ’touch screens’. Sommige applicaties werken op alle besturingssystemen; andere alleen op sommige.

Bestandsformaat

---

Een bestandsformaat is een standaard manier waarop informatie wordt gecodeerd voor opslag in een computerbestand. Een bepaald bestandsformaat wordt vaak aangeduid met een bestandsextensie met drie of vier letters dat het formaat identificeert.

Cloudopslag

---

Cloudopslag is een dienst waarbij je data tegen bepaalde voorwaarden en eisen, tegen bepaalde kosten worden opgeslagen.

Compatibiliteit

---

Er is sprake van software compatibiliteit als bestanden in een andere versie van de software geopend kunnen worden zonder een verlies aan essentiële kenmerken.

Device

---

Een device is het apparaat (de hardware) waarop jij je bestanden opvraagt, bekijkt, opslaat en bewerkt. Dat kan bijvoorbeeld zowel een desktop PC zijn als een mobiel apparaat.

Meer weten?

• In ‘De legpuzzel van digitale duurzaamheid‘ (pdf) gaat Barbara Sierman uitgebreid in op de wederzijdse afhankelijkheid van opslagmedia, software, besturingssystemen en hardware. Daarnaast vind je in dit artikel een overzicht van vrijwel alle aspecten die van belang zijn voor duurzame toegang.
• In het rapport ‘Bedreigd digitaal erfgoed op fysieke dragers‘ (pdf) wordt het risico op informatieverlies door het gebruik van verouderde opslagmedia in kaart gebracht.
  Om te voorkomen dat de informatie op deze dragers ook echt uitsterft, is in het kader van het project eind 2020 een wiki opgezet waarin niet alleen informatie over de eigenschappen van dragers is opgenomen maar ook handleidingen om de informatie van de drager uit te lezen. Erfgoedinstellingen kunnen hier zelf mee aan de slag. 
• Bekijk de casus van de Koninklijke Bibliotheek waarin door Johan van der Knijf een workflow is opgezet om de 15.000-20.000 CD-ROMS in de collectie uit te lezen.