Om digitale objecten en collecties goed te archiveren, moeten deze aan een aantal eisen voldoen. Dit voorbereiden en controleren van de gegevens wordt (pre-)ingest genoemd. Pre-ingest betreft dus alle beslissingen, stappen en acties die nodig zijn voordat de digitale objecten opgenomen kunnen worden in het archiefbeheersysteem van een instelling. Hierbij kun je denken aan een check op type bestanden, corrupte bestanden, encryptie, validatie van de data, controle op virussen, et cetera.

Nadat een digitaal object geselecteerd is voor langetermijnpreservering, wordt alles gereed gemaakt voor opname in het digitale archief (ingest). Als er in deze fase iets misgaat, leidt dat tot problemen verderop in het proces. Daarom heeft het beheersen van de pre-ingest prioriteit bij het inrichten van een omgeving voor duurzame toegang.

Bij de pre-ingest beantwoord je als praktijkbeoefenaar vragen als:

• Wat heb ik in handen?
  Is het aangeleverde materiaal in de juiste staat om duurzame toegang te kunnen garanderen? Is het digitaal integer?
  Welke bestandsformaten komen er in de aanwinst voor? Zijn deze bestandsformaten duurzaam? Op welke dragers staan ze?
• Hoe stel ik het materiaal veilig?
  Waar en hoe sla ik het materiaal op? Is deze opslag veilig? Hoe bescherm ik het materiaal tegen ongeautoriseerd gebruik?
• Begrijp ik het materiaal?
  Kan ik de authenticiteit waarborgen? Zijn de metadata juist? Ontbreekt er informatie?
• Wat mag ik met het materiaal?
  Is er sprake van intellectueel eigendom/auteursrecht; hoe zorg ik dat dit goed vastgelegd en toegepast wordt?
• Hoe vind ik het materiaal?
  De ordening binnen de aanwinst is niet zo goed, hoe ga ik daarmee om?
  Zou iemand anders hier de weg in weten te vinden?

In module C doen we je praktische tips aan de hand om een antwoord op deze vragen te gaan geven.

Preserveringstools

Er zijn verschillende tools om het pre-ingest proces te automatiseren. Dat noemen we preserveringstools of ook wel pre-ingest tools. Automatisering met behulp van preserveringstools is essentieel bij grote instellingen die omvangrijke collecties verwerken. Maar ook kleine instellingen hebben vaak niet de menskracht om digitale archieven duurzaam in de collectie op te nemen en kunnen deze tools goed gebruiken. Daarnaast wordt de aard van het materiaal steeds complexer. Collecties met bijvoorbeeld sociale media, e-mailarchieven en 3D-objecten hebben weer andere bestandsformaten dan ouder digitaal materiaal. Dit vraagt om nieuwe tools en tools die in ontwikkeling blijven.

Casus Noord-Hollands Archief: een zelfontwikkele pre-ingest tool

Het Noord-Hollands Archief (NHA) ontwikkelde zijn eigen pre-ingest tool. De reden? De erfgoedinstelling heeft vooral te maken met overheidsarchieven en stuitte op het probleem dat er nog geen tool was die specifiek op de langetermijnbewaring van dit soort archieven was toegespitst. Er worden bijvoorbeeld aparte eisen gesteld voor de metadata bij overheidsarchieven. Om de regie over het pre-ingest proces in eigen huis te houden, nam het Noord-Hollands Archief een ontwikkelaar in dienst. Op deze manier kan het NHA de tool zelf beheren en verder ontwikkelen.

Met de zelfontwikkelde pre-ingest tool – sinds mei 2021 in gebruik – kunnen bestanden van onder meer lokale overheidsorganisaties worden gecontroleerd en verwerkt voordat ze in het e-depot belanden. De tool is een bundeling van losse tools, die je vanuit een eenvoudig te bedienen gebruikersinterface kunt aanroepen. Zo kun je bijvoorbeeld aanvinken welke controles en stappen je wilt laten uitvoeren. Denk aan het controleren van de bestanden op virussen en het vergelijken van bestandstypen met de eigen lijst van voorkeursformaten. De gebruiker kan deze tools vanuit één gebruikersomgeving openen en zelf de benodigde processtappen kiezen en bijhouden.

In het vooronderzoek voor de Pre-ingest Tool heeft het NHA onder meer bij het Nationaal Archief en bij Regionaal Historische Centra gekeken wat er al beschikbaar was. Dat was een belangrijke stap om vanuit al bestaande werkprocessen te bepalen welke functionaliteit er nodig was. In de toekomst wil het NHA het gebruik van de Pre-ingest Tool misschien nog verder automatiseren.

De Pre-ingest Tool is in principe ook door andere archiefinstellingen te gebruiken, óók om slechts een paar van de stappen uit te voeren, zoals virusscan of bestandsnaamcontrole. Omdat de software open source is, kan iedereen er gebruik van maken om het aan te passen aan eigen wensen. In samenspraak met het NHA kan er gekeken worden of bepaalde uitbreidingen wenselijk zijn.

Bekijk de animatie van de gebruikersinterface om een indruk van de Pre-ingest Tool te krijgen.

Het jargon

Pre-ingest

---

Pre-ingest betreft alle voorbereidingen, beslissingen, stappen en acties die er nodig zijn voordat de digitale objecten opgenomen kunnen worden in het archiefbeheersysteem van een instelling.

Preserveringstools

---

Software waarmee je digitale objecten goed voorbereidt om deze op te kunnen nemen in een archief of erfgoedcollectie.

Meer weten?

• Richtlijnen voor de selectie van digitaal erfgoed voor langetermijnconservering (pdf) | UNESCO.
• Artikel ‘Voor zijn impactanalyse gebruikt het Nationaal Archief FITS en C3PO. Hoe werken deze pre-ingest-tools?’ | NDE.
• Artikel ‘Koninklijke Bibliotheek maakt overstap van voorkeursformaten naar kennisniveaus‘ | NDE.
• Artikel ‘Regionaal Historische Centra zochten naar gemeenschappelijke preserveringsoplossingen. Dat pakte anders uit.‘ | NDE.
• Artikel ‘ToPX Creator brengt archiefmetadata op orde‘ | NDE.
• Best Practices over het gebruik van preserveringstools | NDE.